Alle Beiträge von Matthias Kunisch

Der ausgebildete Facharbeiter für Datenverarbeitung und studierte Diplom-Mathematiker Matthias Kunisch ist seit 1976 in der IT-Branche tätig und Geschäftsführer der forcont business technology gmbh. Er begann seine Karriere als Entwickler im Rechenzentrum des Zentralinstituts für Metallurgie Leipzig, an dem er später als Abteilungsleiter und Leiter der Arbeitsgruppe Produktionslenkungssysteme im Industriezweig Metallurgie tätig war. Matthias Kunisch gehört zu den Gründern der IXOS Anwendungs-Software GmbH – einer Tochter des DMS-Pioniers IXOS Software AG (heute Open Text). Er ist seit Gründung des Unternehmens, das sich auf die Entwicklung und Vermarktung dokumentenzentrierter Anwendungen spezialisiert hat, einer der beiden Geschäftsführer des Unternehmens. Im Jahr 2000 war er am Management-Buy-Out der IXOS Anwendungs-Software GmbH beteiligt. Seitdem firmiert das Unternehmen unter dem Namen forcont business technology gmbh und entwickelt Lösungen für Enterprise Content Management (ECM). Matthias Kunisch ist Mitglied des Vorstandes des Cloud-EcoSystem e.V.

Sind Digitalisierung und Cloud für den Mittelstand wirklich synonym?

Wie geht es mit der Digitalisierung im Mittelstand tatsächlich voran? Wie weit haben Cloud-Anwendungen im Alltag Fuß gefasst? Und welche Rolle spielt der wachsende Bedarf nach einem mobilen Zugriff dafür, dass sich die Cloud durchsetzt? Äußerungen der Teilnehmer der forconference 2018 ergeben ein differenziertes Bild. Eine Erkenntnis: Die Cloud wird auch im Mittelstand immer wichtiger – aber die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist nicht zwingend daran gebunden, dass dazu in der Cloud gehostete Business-Applikationen genutzt werden. Noch nicht.

Mobilität als Cloud-Treiber

Die große Cloud-Umfrage, die forcont und die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin im September 2017 durchführten, hatte ergeben, dass 90 Prozent der Befragten die mobile Nutzung von Applikationen für einen ganz wesentlichen Vorteil von Cloud-Lösungen halten. Auch etliche Teilnehmer der forconference vertraten die Ansicht, man komme um Cloud-Lösungen kaum mehr herum, wenn man mobil arbeiten wolle und den Mitarbeitern den mobilen Zugriff erlauben möchte. Die Einsicht: Während die Cloud im Prinzip von überall aus zugreifbar ist, kann man dies aus dem eigenen Rechenzentrum schon aus technischer Perspektive heraus kaum mehr bewerkstelligen.

Erste Automatisierung auch ohne Cloud

Manche Teilnehmer berichteten aber auch, dass sie den Weg hin zu Automatisierung und Digitalisierung beginnen, ohne dafür schon den Schritt in die Cloud zu tun. So sagt Martin Schwätzer von der AVU Aktiengesellschaft für Versorgungs-Unternehmen: „Ja, wir haben einiges zum Teil sogar hochgradig automatisiert im Bereich der Versorgungsindustrie, der Ablesung und des Messstellenbetriebs. Es ist eine Möglichkeit, dies auch noch komplett in die Cloud zu legen, weil die Mitarbeiter vor Ort mit mobilen Geräten unterwegs sind und natürlich dann aus der Cloud in Realtime die entsprechenden Informationen abrufen können und auch mit neuen Informationen gefüttert werden.

Sascha Günnel von der Sächsischen Lotto GmbH beschreibt in seinem Haus eine ähnliche Situation: „Derzeit arbeiten wir daran, unsere wesentlichen dokumentenbasierten Prozesse in ein zentrales Dokumentenmanagementsystem zu überführen. Bisher haben wir noch keine Prozesse in die Cloud ausgelagert. Aber Cloud ist eine denkbare Option für ein potenzielles DMS in unserem Unternehmen.

Keine Cloud-Nutzung ohne Integration

Auch wenn schon immer mehr Unternehmen ihn vollziehen – der Schritt in die Cloud ist mit Herausforderungen verbunden. Eine essentielle Aufgabe bleibt die Integration. Traditionell kämpfen Unternehmen seit jeher mit Daten- bzw. Applikationssilos. Nicht selten verschärft die Cloud dieses Problem, weil es dort einen noch viel größeren Strauß an Applikationen, Lösungen und Daten gibt, die miteinander integriert werden müssen.

Akzeptanz und Datenschutz als Herausforderungen

Befragt nach wesentlichen Herausforderungen – oder Hemmnissen – für die Cloud-Nutzung antworteten viele Teilnehmer auch mit dem Hinweis auf noch mangelnde Akzeptanz in der Organisation und Bedenken in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Martin Schwätzer von der AVU meint dazu: „Die jungen Leute, die Anwender sozusagen, kennen eigentlich nichts anderes. Ob das in der Cloud läuft oder auf dem eigenen Rechner, ist eigentlich vollkommen wurscht.“ Aber den juristischen, formalen Voraussetzungen in Deutschland und in der EU in Sachen Datenschutz zu entsprechen, um die Cloud dann einführen zu können – das, erklärt Schwätzer, sei das aktuell wohl größte Problem für seinen Betrieb.

Vorbehalte ausräumen

Stefan Wolf von infrest Infrastruktur eStrasse berichtet dagegen, dass gerade die Zerstreuung von Datenschutzbedenken für mehr Akzeptanz sorgt: „Wir haben die Erfahrung gehabt, dass es viel Widerstand oder Bedenken von den Menschen gibt, die mit den verschiedenen Anwendungen oder Werkzeugen zu tun haben, die dann in die Cloud outgesourct werden. Wir haben aber auch gemerkt, dass wir gerade durch Vereinheitlichung von Datenschutz durch die EU-Datenschutzgrundverordnung viele der Bedenken ausräumen konnten.“ Am Ende, so Wolf, seien die Vorbehalte dann sogar relativ schnell zurückgegangen.

Die Zukunft der Digitalisierung: dezentral und sicher

Die forconference hat gezeigt, dass die meisten Teilnehmer in der Cloud doch die Zukunft für ihre Digitalisierung und Prozessautomatisierung sehen, gerade im Kontext ihrer dokumentenbasierten Prozesse. Über die zentralen Vorteile von Cloud-Lösungen waren sich die Teilnehmer weitgehend einig: Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Zugriff auf State of the Art-Technologie sind bei sehr vielen die zentralen Gründe für den Schritt in die Cloud. Befragt nach drei Begriffen, die ihm zum Thema Cloud-Software spontan in den Kopf kämen, brachte es Sascha Günnel von der Sächsischen Lotto abschließend so auf den Punkt: „Dezentral. Sicher. Schnell.

Weitere Teilnehmer-Meinungen zur Zukunft von Digitalisierung, Automatisierung und Cloud-Nutzung im Mittelstand finden sich auch im Video unter https://youtu.be/BOAYMBEdxKo.

Schöne neue KI-Welt für Unternehmen?

Wenn man über künstliche Intelligenz (KI) spricht, lohnt es sich, zunächst zu klären, was damit überhaupt gemeint ist. Eine immer noch griffige Definition entstand bereits in den 1980er-Jahren: KI ist die Lehre darüber, wie man Maschinen Dinge beibringen kann, die der Mensch selbst derzeit noch besser beherrscht. Und der Begriff Intelligenz – ob bei Menschen oder Maschinen – lässt sich recht gut als die Fähigkeit beschreiben, komplexe Dinge zu tun. Noch ist die Fähigkeit von Maschinen, komplexe Probleme zu lösen und die umfassenden Fähigkeiten des menschlichen Verstands zu imitieren, sicherlich begrenzt. Aber schon heute werden lernende Systeme in sehr kurzen Zeitabständen deutlich klüger – in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich.

Von Null auf Genie in drei Tagen

Ein jüngeres Beispiel, das auch in der Öffentlichkeit Resonanz fand, hat mit der AlphaGo-Software zu tun. AlphaGo, das beste aller Computerprogramme für das asiatische Brettspiel Go, besiegte bereits im März 2016 den damals weltbesten menschlichen Spieler, den Südkoreaner Lee Sedo. Während AlphaGo neben dem Regelwerk noch mit einer Datenbank von 30 Millionen Zügen gefüttert werden musste, um lernen zu können, wurde das Nachfolgeprogramm AlphaGo Zero nur mit den Spielregeln gespeist: Es lernte durch Partien gegen sich selbst. Innerhalb von drei Tagen hatte es in seiner Spielstärke das ursprüngliche AlphaGo überflügelt. Nach 40 Tagen des Selbstlernens war das neue Programm sogar stärker als die letzte Ausbaustufe des Vorgängers, AlphaGo Master. Das war im Herbst 2017.

Dokumente semantisch verstehen

Stehen wir also vor einem evolutionären Prozess? Werden die Maschinen am Ende die besseren Menschen? Wenn es darum geht, relevante Zusammenhänge in sehr großen Mengen von Informationen zu finden, sind KI-Systeme dem Menschen sicherlich überlegen. Big Data, Business Intelligence und KI: Sie werden nicht zufällig in einem Atemzug genannt. Es ist absehbar, dass KI-Anwendungen auch im Kontext der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ihren Platz im Unternehmen finden werden. DMS-Lösungen dienen der Verwaltung von Informationen, und KI könnte helfen, diese Informationen besser nutzbar zu machen – indem sie aus einer großen Menge von Dokumenten neue Zusammenhänge filtert. Schon jetzt wird entsprechende Software dazu eingesetzt, eingehende Dokumente zu verstehen und zuzuordnen – wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine – und mithilfe von Daten aus dem ERP-System Plausibilitätsschecks durchzuführen. Der nächste Schritt wird darin bestehen, nicht mehr nur in Formularform, sondern in freier Textform erstellte Dokumente zu erfassen – und sie semantisch zu verstehen. Damit auch ein Schreiben wie dieses korrekt zugeordnet wird: „Sehr geehrter Energieversorger, ich kündige hiermit … an, dass ich mehr Strom benötige.“

KI entscheidet?

Die Strukturen, die DMS-Lösungen aufbauen, und die Vorgänge, die sie erfassen, sind durchaus einem maschinellen Verstehen und einer automatisierten Bearbeitung zugänglich, von der Angebotserstellung bis zur Auftragsbestätigung. Sogar im HR-Bereich könnte künstliche Intelligenz Nutzen stiften. Etwa indem sie die digitalen Personalakten auswertet und eine Übersicht über die Skill-Sets erstellt, die bei den Mitarbeitern im Unternehmen vorhanden sind. So erfährt der Arbeitgeber, ob seine Organisation den Herausforderungen der Zukunft gewachsen ist. Prinzipiell kann eine KI, die die Anforderungen im HR-Bereich versteht, natürlich auch eine (Vor-)auswahl unter Bewerbern treffen. Nur: Was passiert, wenn der abgelehnte Kandidat klagt? Wen trifft die Schuld für etwaige Fehlentscheidungen? Und wie kam es überhaupt zu der Entscheidung?

Die Zukunft verstehen

Dass selbstlernende Algorithmen Entscheidungen treffen, die sinnvoll sein mögen, aber aus menschlicher Perspektive praktisch nicht nachvollziehbar sind, ist ein durchaus gravierendes Problem. Anders gesagt: Was denkt eine künstliche Intelligenz eigentlich? Es ist ein wichtiges Ziel der aktuellen KI-Forschung, die Entscheidungen selbstlernender Systeme nachvollziehbar zu machen. Bereits die im Mai 2018 wirksam werdende europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verlangt, dass Entscheidungen, die Personen beeinträchtigen könnten, nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen dürfen. In der Tat braucht es jenseits der technischen Möglichkeiten einen gesellschaftlichen Diskurs über den Nutzen und die Beherrschbarkeit der schönen neuen KI-Welt. Es bleibt an uns, unsere technische Zukunft zu steuern und selbst zu gestalten.

Fragen rund um KI sowie die intelligente Organisation des digitalen Wandels in der Arbeitswelt behandelt die forconference 2018 am 15. März in Leipzig.

Wie stehen deutsche Unternehmen heute zu Cloud Computing?

Das Thema digitale Transformation beschäftigt auch den Mittelstand schon seit Jahren. Der Cloud-Monitor 2017 hat gezeigt, dass nun der deutsche Mittelstand in Sachen Cloud Computing-Nutzung zu Konzernen und Großunternehmen – die hier Vorreiter waren – praktisch aufgeschlossen hat. Angebote wie Software as a Service (SaaS) werden im Zuge der digitalen Transformation auch im Mittelstand immer relevanter. Aber was halten Unternehmen ganz konkret von den aktuellen Cloud-Angeboten? Wie bewerten sie sie im Hinblick auf Qualität, Wirtschaftlichkeit und Risiken? Und wie schätzen Unternehmen heute die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Datenhoheit ein? Sind alle Bedenken jetzt Vergangenheit?

Um diese Fragen beantworten zu können, laden die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und die forcont business technology gmbh dazu ein, an einer kurzen Umfrage teilzunehmen. Die Initiatoren der Befragung möchten herausfinden, ob sich die Anforderungen der Nutzer mit den Angeboten der Cloud-Anbieter decken und welche Unterschiede es gibt. Wichtig ist auch die Frage, ob Unternehmen eher geneigt sind, Vorbehalte zu überwinden, wenn sich ihnen durch Cloud-Angebote Wettbewerbsvorteile eröffnen. Ein Ziel der Umfrage ist es, mögliche Synergien zu identifizieren, von denen beide Seiten, Anbieter und Nutzer, profitieren. Sehr interessant wird auch der Vergleich mit der Umfrage, die dieselben Initiatoren schon vor zwei Jahren, im Herbst 2015, durchgeführt haben. Die erste Umfrage hat große Vorbehalte gegenüber den sensiblen Themen Datensicherheit und Datenschutz offen gelegt: 60 Prozent der Unternehmen, die bis dato keine Cloud-Dienste genutzt haben, äußerten Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und -schutz. Zudem sahen 44 Prozent in ihren Organisationen keinerlei Bedarf an SaaS-Anwendungen, während sich etwa ein Drittel der Befragten um die Performance und die Integrationsfähigkeit einer Cloud-Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur sorgte. Hinzu kam, dass 32 Prozent der Befragten den großen Einführungsaufwand scheuten. Hat sich daran inzwischen etwas geändert? Darüber soll die neue Studie Aufschluss geben.

Die neue Umfrage läuft bis 30. September 2017, die Ergebnisse stehen den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung. Die Datenerhebung erfolgt anonymisiert, eine Datenweitergabe an Dritte ist ausgeschlossen. Unter allen Teilnehmern verlost forcont fünf Amazon Gutscheine im Wert von jeweils 25 Euro.

Hier geht’s zur Umfrage!

Das ECM-Horoskop für 2017: Es wird analytisch

Im Jahr 2016 waren Unternehmen auch im Dokumentenmanagement hauptsächlich mit den Anforderungen der zunehmenden Digitalisierung beschäftigt. Eine Herausforderung, die sich zweifellos auch durch das kommende Jahr ziehen wird. Daneben machen sich für den ECM-Markt einige neue Trends und Entwicklungen am Horizont bemerkbar, die 2017 sowohl Einfluss auf Software-Hersteller als auch auf Anwenderunternehmen haben werden.  

1.  Integration

Die verschiedenen Systeme, die in verwaltenden Abteilungen zum Einsatz kommen, haben sich in den letzten Jahren immer weiter spezialisiert. Diese Entwicklung ist absolut nachvollziehbar und richtig. Was dabei jedoch auf der Strecke bleibt, ist die Integration der einzelnen Lösungen miteinander. Darum wird viele Unternehmen im kommenden Jahr die Herausforderung beschäftigen, die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Cloud-Dienste voranzutreiben. Dabei geht es nicht nur um technische Schnittstellen. Auch Datenschutzfragen müssen geklärt werden – von Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen über den Standort von Rechenzentren bis hin zur Datenverschlüsselung. Was erschwerend hinzukommt, ist die stetig wachsende Größe der Installationen. Zum Beispiel aufgrund von Selfservice-Funktionen, die es Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Personaldaten innerhalb eines festgesetzten Rahmens zu bearbeiten, wird der Benutzerkreis der Anwendungen immer heterogener – und die jeweilige Nutzung immer weniger vorhersagbar.

2.  Globalisierung

Die Nutzung von Applikationen auf mobilen Endgeräten ist schon längst zur Normalität geworden – auch im Geschäftsumfeld. Für Unternehmen geht daran fast kein Weg vorbei. Wir sind inzwischen daran gewöhnt, auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf unsere Daten und Dokumente zu haben, sie bearbeiten zu können oder mit anderen zu teilen. Ein Trend, der in Bereichen wie dem E-Commerce seit Langem angekommen ist und sich nun auch im ECM-Feld verbreitet, ist die Lokalisierung von Anwendungen. Das heißt, ein System muss einem Mitarbeiter in Frankreich die gleichen Funktionen und den gleichen Standard in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit bieten wie einem Mitarbeiter in Deutschland. Das geht über die üblichen Spracheinstellungen hinaus: Zum einen sind die lokalen gesetzlichen Regelungen bezüglich dem Umgang mit Daten und Dokumenten einzuhalten. Zum anderen müssen die Speicherorte oft im jeweiligen Land liegen. Auch die Verfügbarkeit der Cloud-Dienste sollte überall gleich hoch sein. Nicht zuletzt gilt es, zahlreiche kulturelle Besonderheiten zu beachten.

3.  Predictive Analytics

Das Schlagwort Big Data ist inzwischen in aller Munde. Und was sind die in Personal- oder Vertragsakten erfassten Informationen anderes als ungeordnete Rohdaten, die sich auswerten und analysieren lassen? Deswegen wird sich der Markt künftig immer dringlicher mit der bestmöglichen Nutzung dieser Daten beschäftigen. Mithilfe von Predictive-Analytics-Tools könnten Unternehmen auf Basis entsprechender Datenmengen Vorhersagen über mögliche zukünftige Ereignisse treffen. Stellt man beispielsweise die anstehenden Unternehmensprojekte den Daten aus der eigenen Marktbeobachtung gegenüber, so lässt sich der zu erwartende Bedarf an das zukünftig notwendige Fachwissen in der Belegschaft ablesen und daraus auf die eigenen Entwicklungsmöglichkeiten zu schließen. ECM-Systeme und die in ihnen enthaltenen Daten liefern dafür einen fruchtbaren Boden, den viele Unternehmen im Jahr 2017 urbar machen wollen.

Der kleinste Baustein der Digitalisierung

Die Vorteile liegen für viele Unternehmen inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. Statt zu viel Zeit für Routineaufgaben aufzuwenden, können Mitarbeiter sich ihren wertschöpfenden Kernkompetenzen zuwenden. Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen jedoch die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: das Dokument.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem Mittelständler verfolgen eine konsequente Digitalisierungsstrategie jedoch selten – um diese auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung. Daher lohnt es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papier-Dokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt, Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zentrale Ressourcen zusätzlich mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Prinzipiell lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise Content Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und anschließend an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen dadurch enorm. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungs-Tool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen gänzlich. Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente sind mit einer automatisierten Texterkennung auch bedeutend leichter durchsuchbar. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind: Während Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personal-Akten einsehen können, erhalten Führungskräfte lediglich Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung fördert so in einem erheblichen Maße die Mobilität von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer häufiger werdende asynchrone Kommunikation.

Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt – und gerade für verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand –, tragen sie Veränderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine große Strahlkraft im Unternehmen. Sie können dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen. Folgende drei Bereiche eignen sich für diesen Einstieg erfahrungsgemäß am besten:

1. Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement
Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP – seien es Kundenverträge oder Abschlüsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu kündigen, zu verlängern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Verträgen für die Sachbearbeiter schwierig, den Überblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit größter Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verlängerungen führen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge hingegen langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. Hierfür wird der Vertrag in der Poststelle gescannt, indiziert und dem verantwortlichen Mitarbeiter eindeutig zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen. So können sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.

2. Transparenter, digitaler Postkorb
Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt. Mithilfe einer automatisierten OCR-Texterkennung wird sie außerdem festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt. Von dort aus haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die Dokumente zu ziehen und weiterzuverarbeiten. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unnötige Kosten vermieden. Ein solches zentrales „Postbuch“ unterstützt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.

3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten
Zwar gibt es heute bereits viele Unternehmen, die ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, erfassen und auch archivieren. Jedoch fehlt es an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt ebenfalls. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren. Um auch solche digitalen Dokumente sicher zu speichern, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.

Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?

Detaillierte Anforderungen formulieren

Möchte ein Unternehmen nun den Schritt in Richtung digitaler Transformation wagen und seine Dokumente fortan digital verwalten, gibt es einiges zu beachten. Sei es ein Vertragsmanagement oder eine digitale Personalakte – alles beginnt mit einer gründlichen Bestandsanalyse. Dabei sollte man sich die Fragen stellen: Mit welchen Dokumenten arbeiten wir regelmäßig? Was bereitet uns dabei den größten Aufwand? Welche Entlastungen erwarten wir von einer digitalen Lösung? Die bestehenden Geschäftsprozesse sind der wichtigste Indikator dafür, über welche Funktionen die zukünftige Software-Lösung verfügen muss. Ist beispielsweise ein komplexer Freigabeprozess vonnöten, sollte das System diesen abbilden können. Erstellen Mitarbeiter häufig Dokumente zu bestehenden Akten, beispielsweise Kündigungsschreiben zu Verträgen, so macht eine integrierte Dokumentenerstellung Sinn. Diese Schwerpunkte und Prozesse lassen sich mit einem internen Anforderungs-Workshop leicht offenlegen, in welchem die zukünftigen Anwender die genauen Arbeitsschritte der relevanten Vorgänge darstellen und protokollieren.

Alle Stakeholder in einem Boot

Es ist zwingend notwendig, alle Stakeholder so früh wie irgendwie möglich in das Projekt zu involvieren. Neben der IT, den späteren Anwendern und der Geschäftsführung gilt das vor allem für den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat. Häufig haben diese zusätzliche Anforderungen an die Software: Beispielsweise kann der Datenschutzbeauftragte eine Verschlüsselung oder ein höheres Authentifizierungslevel für notwendig erachten. Die späteren Anwender hingegen haben den größtmöglichen Einblick in die notwendigen Prozesse und Abläufe. Daher können sie am besten einschätzen, welche Funktionen nützlich sind, wie sich Prozesse digital abbilden lassen und wo Schnittstellen zu existierenden Systemen sinnvoll sind. Mitarbeiter früh in die Entscheidungsprozesse einzubinden, steigert zudem auch deren Identifikation mit dem Projekt und ist daher ein wichtiger Erfolgsgarant.

Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise

Hat sich ein Unternehmen schließlich für die Einführung eines bestimmten digitalen Dokumentenmanagement-Systems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungs-Anfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass sich mehrere Cloud-Anwendungen leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise kann aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow kreiert werden – wovon vor allem mittelständische Unternehmen profitieren, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.

Papierloses Büro dank ECM?

Im Anschluss geht es an die Digitalisierung des existierenden Aktenbestands. Um eine vollständige Dokumentendigitalisierung zu erreichen, ist es ratsam, sämtliche betroffenen Dokumente im neuen System verfügbar zu machen. Dabei gilt jedoch: Auch wenn das papierlose Büro immer wieder beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tatsächlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend geklärt, was heutzutage teils noch eine doppelte Aktenführung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu können, sollten die wichtigsten Dokumente zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. Dabei sollte jedes Unternehmen die Entscheidung selbst treffen, welche Dokumente es weiterhin lagern möchte. Es muss abwägen zwischen den aus der Dokumentenlagerung entstehenden Kosten und dem Risiko, im Falle eines Gerichtsprozesses nicht die notwendige Beweislast vorlegen zu können. Daher werden beispielsweise im Personalbereich nur ausgewählte Dokumente, wie der Arbeitsvertrag, in Papierform aufbewahrt. Geschäftsverträge hingegen werden in der Regel immer eingelagert. In besonders kritischen Fällen sollte man sich dazu von einem Anwalt beraten lassen. Da der Gesetzgeber sich der Frage rund um die Beweiskraft digitaler Dokumente aber inzwischen angenommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verständnis dessen in naher Zukunft ändern wird. Beispielsweise gibt es im Steuerrecht inzwischen Richtlinien zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten. Dass sich dies auch in anderen Bereich durchsetz, ist anzunehmen.

Die Digitalisierung des Aktenbestands

Nicht zuletzt müssen die Dokumente selbst in eine digitale Form gebracht werden. Dies bringt einige Herausforderungen mit sich. Gerade die personenbezogenen Daten in Personalakten unterliegen einem rechtlichen Schutz, sodass nicht jeder diese einsehen darf. Deswegen bietet es sich an, dafür auf einen professionellen, entsprechend zertifizierten Dienstleister zurückzugreifen. Dieser scannt nicht nur die Verträge, sondern versieht sie auch mit den entsprechenden Meta-Daten wie Ansprechpartner, Datum, Verschlagwortung und stellt diese Daten aufbereitet zur Importierung in dem neuen System bereit. Zudem kann er – wenn gewünscht – die Compliance-konforme Vernichtung der Dokumente veranlassen, die nicht länger in Papierform benötigt werden.

Um auch die Dokumente im laufenden Tagesgeschäft vollständig zu digitalisieren, bietet sich ein digitaler Posteingang an. Eingehende Briefe in Papierform werden dort gescannt, automatisch oder manuell klassifiziert und die analoge Version entweder vernichtet oder eingelagert. Ist dies nicht möglich, so übernehmen meist die jeweiligen Fachabteilungen diesen Prozess und fügen das digitale Dokument nach Bearbeitung des Vorgangs ins System ein.

Die Strahlkraft eines funktionierenden digitalen Dokumentenmanagement-Systems ist nicht zu unterschätzen. Für viele Unternehmen ist es daher der erste Schritt auf dem Weg in die digitale Transformation. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der maßgeblichen Effizienzgewinne entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass Unternehmen häufig und schnell andere Lösungen folgen lassen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.