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Wolfram Müller, Director Sales bei der VISTEM GmbH & Co. KG, ist verantwortlich für die Integration agiler Projektmanagement-Methoden unter Nutzung von Critical Chain. Bereits seit 1987 brennt er für „schnelle Projekte“ und vermittelt als Coach, Berater, Referent und Buchautor die neuesten Methoden des "High-Speed“-Projektmanagements.

Mehr Dynamik für Unternehmen: Agil ja, aber bitte hybrid

Die Auswirkungen der Digitalisierung sind in den Unternehmen deutlich spürbar. Und die Mitbewerber schlafen nicht. Um auf den neuen Märkten überleben oder gar wachsen zu können, muss speziell der Mittelstand seine Wendigkeit ständig unter Beweis stellen und flink reagieren. Denn auch wenn sich die Anforderungen hinsichtlich Technologien immer wieder ändern, müssen neue Produkte immer schneller verkaufsreif sein.

Schiffbruch durch agile Methoden

Um dynamischer zu werden, führen viele Mittelständler agile Methoden zunächst in einem Team ein. Alles läuft gut, die Führungsriege freut sich über die schnellen Erfolge und beschließt im Interesse des Performancegewinns die Methoden auf alle zu übertragen. Und schon beginnen die Probleme: Ist bei der Einführung im Pilotteam die gesamte Aufmerksamkeit der Integrationsphase gewidmet, lässt die notwendige Konzentration schon bei der Übertragung auf ein zweites Team nach. Beim dritten und allen weiteren folgenden Teams geht der Plan der Skalierung nicht mehr auf. Engpass sind meistens die Unternehmer, die unter Entscheidungs- und Erfolgsdruck stehen und sogenannte Super-Experten, die helfen, Probleme zu finden, allerdings nicht so schnell wie benötigt zu Verfügung stehen. Der Erfolg schrumpft, der Frust wächst – der Schiffbruch steht unmittelbar bevor.

Warum „agil“ keine Wirkung entfalten kann

Klassische agile Methoden funktionieren sehr gut in der Softwareentwicklung, wo kleine Teams  kontinuierlich interagieren können. Aber sie funktionieren wenig bis gar nicht, sobald das Feld um Elektronik oder Mechatronik erweitert wird. Arbeitet ein Unternehmen mit Zulieferern, an mehreren Standorten oder entwickelt plattformbasiert, kann „agil“ in seiner ursprünglichen Form keine Wirkung entfalten. Darüber hinaus können agile Methoden das A und O bei der Bearbeitung von Projekten, nämlich Terminzusagen, nicht garantieren.

Entwarnung

Natürlich müssen auch Mittelständler nicht auf agiles Management zu verzichten, allerdings braucht es angepasste Standards und Abläufe. Das Verwenden bekannter Ansätze aus dem Critical Chain Projekt Management (CCPM) macht es möglich, als Unternehmen schnell und wendig zu agieren und zu reagieren. Die Anwendung von CCPM und angepassten agilen Methoden verschafft mittelständischen Unternehmen einen dauerhaften Vorteil bei gleichzeitigem Fernbleiben der Nachteile des klassischen agilen Managements.

„Agil“ für den Mittelstand: Die Hybrid-Methode

Wichtig beim Adaptieren agiler Methoden in die Projektstrukturen mittelständischer Unternehmen ist der Mix aus agilem und klassischem Projektmanagement. Elemente des klassischen Projektmanagements bieten Sicherheit und bilden etablierte, wichtige Strukturen. Agile Methoden hingegen finden nur in wenigen passenden Bereichen Anwendung – Agilität wird an diesen Punkten beispielsweise durch kurze Iterationen, schnelle Releases und Feedback erreicht. Die Hybridlösung aus agilem und klassischem Projektmanagement liefert Mittelständlern auf diese Weise die gewünschte Agilität ohne das Risiko, von der agilen Welle überrollt zu werden.

Dynamisch, flink, wendig – für den Mittelstand ist Agilität lange kein Fremdwort mehr. Umsetzbar ist sie dauerhaft jedoch nur mit einem geeigneten Konzept, das über die Grundsätze der klassischen agilen Methoden hinausgeht. Nicht gesteigerte Komplexität oder bloße Methodenlehre, sondern angepasste Mechanismen verhelfen dem Mittelstand kurz, mittel- und langfristig zu mehr Dynamik und Wachstum im digitalen Markt.

Die agile Transformation schaffen

Eine wirksame Umsetzung der agilen Transformation trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Motiviertere Arbeiter, Förderung der Kreativität und Entstehung von nachhaltigem Kundennutzen sind nur einige Vorteile. Voller Elan versuchen viele Unternehmen die Transformation so schnell wie möglich umzusetzen. Endlich flexibler, beweglicher und lebendiger werden – das fordern sowohl der globale Markt als auch die Businessprozesse. So gesehen ist die agile Transformation nichts anderes als die logische Folge der digitalen Transformation.  Werden bei „Agile Business“ dabei aber nicht einige Dinge beachtet, bleibt der angestrebte Erfolg eines nachhaltigen Wachstums auf der Strecke.

Die passenden Methoden wählen

Oftmals wissen Unternehmen nicht, in welche Richtung sie sich entwickeln sollen, trotzdem wollen sie sich möglichst rasch die Schnelligkeit und Flexibilität aneignen, die die digitale Transformation jeden Tag verlangt. Denn nur wer Projekte und Veränderungen in hohem Tempo stemmt, kann im digitalen Wandel bestehen. In dem Wissen, dass sie in der Zukunft nur nachhaltig wachsen können, wenn sie schneller, innovativer und zuverlässiger als die Konkurrenz sind, führen viele Unternehmen agile Methoden ein. Dabei soll die Agilität möglichst schnell die Performance steigern. Oftmals wird dabei übersehen, dass sich nicht alle agilen Methoden für jedes Projekt eignen, bzw. agile Methoden allein nicht immer ausreichen. In vielen Fällen ist eine Mischung aus agilen und klassischen Methoden notwendig, um das angestrebte Ziel zu erreichen.

Mindset überdenken

Ein Mindset besteht aus vielen Aspekten. Wollen Unternehmen die agile Transformation meistern, müssen sie sich die Frage stellen „Was will ich erreichen?“. Agile Unternehmen sind in vielerlei Hinsicht Veränderer und Vorreiter. Bei ihnen steht der Mensch im Mittelpunkt und es liegt der Fokus darauf, Nützliches zu erzeugen und dabei vom Kunden zu lernen. Dabei halten agile Unternehmen nicht an einem einmal gefassten Plan fest, sondern begrüßen Veränderungen. Die Fähigkeiten von fachlich top ausgebildeten Mitarbeitern, miteinander klar und konkret zu kommunizieren, gehören genauso dazu wie Kooperation und Reflexion. Dabei geht es aber in erster Linie darum, täglich in der Lage zu sein, sein Produkt zu bauen. Nur so kann das schnelle Feedback von Kunden wirken. Erst jetzt geht es auch um Methoden bzw. Verhalten. Es soll sichergestellt werden, dass jeder weiß, was zu tun ist und der Work-in-Progress begrenzt wird. Dabei steht alles unter dem Kontext von Produktentwicklung, Projekt oder Dienstleistung.

Achtung Stolperstein

Die Konsequenzen der agilen Transformation gelten sowohl für das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter. Beachtet man einige mögliche Stolpersteine, können Fettnäpfchen vermieden und Schaden verhindert werden. Beispielsweise muss das Mindset eines Unternehmens auch zum Konzept „Agil“ passen. Sind Teile des Unternehmens langsam, andere aber schon agil,  wird die Transformation nicht gelingen. Agil fokussiert außerdem auf Effektivität und den Fluss: Dabei darf aber weder der Engpass, noch eine andere Ressource im Unternehmen überlastet sein. Agil bedeutet, dass Ressourcen auf Arbeit warten. Es gibt kein negatives Multitasking.

Es spricht fast alles für agile Methoden. Allerdings müssen diese an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst sein und auch mit klassischen Methoden kombiniert werden. Dann bringt die agile Transformation viele Vorteile: Umsatz- und Gewinnsteigerung, Halbierung der Projektlaufzeit und Erhöhung der Terminzuverlässigkeit sind nur einige.