Alle Beiträge von Alexandra Veh

Intelligente Formulare erleichtern Hochschul-Mitarbeitern den Alltag

Als größte Berliner Hochschule für Angewandte Wissenschaften mit über 13.000 Studierenden und rund 570 Mitarbeitern vereint die HTW Berlin 70 Studienangebote in den Bereichen Technik, Informatik, Wirtschaft, Kultur und Gestaltung unter einem Dach. Das Fächerspektrum reicht von klassischen Disziplinen wie Maschinenbau, Informatik, Fahrzeugtechnik und Betriebswirtschaftslehre bis hin zu neuen Ausbildungsgängen wie Facility Management oder Game Design.

Digitalisierung der Hochschule hat begonnen

Formulare als Schnittstelle zu den Studierenden oder Mitarbeitern spielen in der Hochschule eine große Rolle. Sie werden oft dezentral in den Fachabteilungen erstellt, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu organisieren. In einem 2016 gestartet Projekt geht es aber zunächst einmal um hochschulweite Prozesse, die schrittweise auf elektronische Workflows umgestellt werden. Mit Hilfe von Adobe Experience Manager Forms lassen sich formularbasierte Workflows umsetzen, die von dem Campus-Management- oder ERP-System nicht abdeckt werden.

Ziel ist es dabei nicht, ineffiziente Geschäftsprozesse erträglicher zu machen, indem man sie ein bisschen automatisiert. Sondern erreicht werden soll eine grundlegende Optimierung der Abläufe. Denn die heutige Studentengeneration sind Digital Natives und erwarten jederzeit und über jedes Gerät Prozesse anstoßen zu können. Im ersten Schritt begann das Hochschulrechenzentrum mit dem Bereitstellen von dynamischen Formularen im PDF-Format.

Dabei wurde nach einer Lösung gesucht, bei der sich die eFormulare bereits während des Ausfüllens automatisch an die jeweiligen Erfordernisse bei der Eingabe anpassen. Etwa wenn sich beim Beantworten der ersten Fragen in einem Antrag für ein Urlaubssemester herausstellt, dass bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind, lässt sich dieses Formular gar nicht erst weiter ausfüllen und abschicken.

Formulare passen sich an das Endgerät an

Mittlerweile hat die HTW Berlin bereits einige solcher komplexen Workflows auf Basis adaptiver Formulare realisiert. Diese werden im Browser angezeigt und passen sich in der Darstellung automatisch an den Bildschirm des jeweiligen Endgeräts an. Egal ob Smartphone, Tablet und Desktop PC – der Server liefert das Formular in der optimalen Feldanordnung und Größe aus. Eine einheitliche Gestaltung im Corporate Design der Hochschule und eine Reihe von standardisierten Bedienfunktionen vereinfacht den Umgang mit dynamischen Formularen.

Bestimmte alltägliche Standardprozesse für die Studierenden oder Lehrenden werden weiterhin über das Campus-Management-System abgebildet. Etwa die Belegung von Lehrveranstaltungen oder die Verbuchung von Prüfungsergebnissen. Die neue Formular-Plattform unterstützt dagegen die Digitalisierung von Abläufen, die zum Teil Ad-hoc entstehen, zeitlich begrenzt sind oder von den anderen Systemen nicht berücksichtigt werden. Beispielsweise die Abrechnung von Lehraufträgen, die Bewerbung zum weiterbildenden Masterstudium oder die Vergabe des Deutschlandstipendiums. Denn in diesen Prozessen steckt ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung.

Zum Beispiel bei der Abrechnung von Lehraufträgen. Dieser Prozess war in der Vergangenheit manuell, arbeitsintensiv und fehleranfällig. Heute erfolgt er über einen automatisierten Formularworkflow. Die geleisteten Stunden sowie die vereinbarten Stundensätze werden aus dem Verwaltungssystem gezogen und in das Abrechnungsformular gespeist. Der Lehrbeauftragte bekommt dieses bereits vorab befüllt und kann es im Rahmen seiner Rechte ergänzen, abändern und digital zurücksenden.

In Zukunft sollen die vielfältigen Möglichkeiten zum Erstellen von adaptiven Formularen noch stärker zum Einsatz kommen. Und auch das Thema „Digitale Signatur“ ist für die Hochschule wichtig: Denn eine verbindliche elektronische Unterschrift, nach der das Dokument nicht mehr manipuliert werden kann, ist gerade bei sensiblen Prüfungsunterlagen oder Zeugnissen von höchster Bedeutung.

Der gesamte Projektbericht findet sich hier zum Download.

Digitalisierung im Finanzwesen

Mit einem neuen Kundenportal wird die Antragstellung sowohl im Wirtschafts- wie auch im Immobilienförderungsbereich der Bank deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Das ePortal 4.0 digitalisiert auch die Kundenprozesse

Nachdem die gesamten internen Prozesse bereits seit Jahren digital sind, geht es der Förderbank des Landes Berlin nun darum, noch mehr die Brille des Kunden aufzusetzen und ihm die vorhandenen IT-Funktionalitäten ebenfalls digital anzubieten. Verschiedene Initiativen zur Verbesserung der Customer Experience, die das Institut schon vor einiger Zeit gestartet hat, laufen mittlerweile im Projekt „ePortal 4.0“ zusammen, das sowohl für die Wirtschafts- wie auch die Immobilienförderung einen papierlosen Antragsprozess ohne Medienbrüche gewährleisten soll.

Vor dem Hintergrund verschiedener Branchentrends wie Internet of Things, Künstliche Intelligenz oder Smart Data ist das Thema „Digitalisierung“ bei der IBB inzwischen Sache des Vorstands. Außerdem zwingt auch das veränderte Verbraucherverhalten die Bank zum Überdenken ihrer Geschäftsstrategie und den Ausbau des digitalen Serviceangebots. Dazu tragen auch neue Wettbewerber bei – wie etwa reine Online-Banken, Interhyps, Fin-Techs, andere Start-Up-Unternehmen oder große digitale Player, die ebenfalls Finanzierungsmöglichkeiten anbieten. Weitere Faktoren sind veränderte gesetzliche Anforderungen und Datenschutzregelungen.

Verlagerung des Standard-Beratungsgeschäfts ins Web

Konkret gab es bei der seit vielen Jahren im Wirtschaftsförderungsbereich der Bank eingesetzten PDF-Formularlösung auf Basis von Adobe LifeCycle immer noch erhebliche Medienbrüche, die zu hohen Abbruchraten, langen Prozessdurchlaufzeiten und einem erhöhten Fehlerrisiko führten. Vor dem Hintergrund von wachsenden Aufgaben für die 628 Bankmitarbeiter bei einer gleichbleibenden Personaldecke war es zudem dringend notwendig, die Prozesse stärker zu automatisieren und benutzerfreundliche Self-Service-Lösungen einzuführen, die auch mobil nutzbar sind.

Parallel zu diesen Überlegungen im Bereich Wirtschaftsförderung wurde im Immobilien-Bereich der IBB das Projekt „Digitalisierung der Immobilienformulare für das Retailgeschäft“ begonnen. Dahinter verbergen sich mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms erstellte Webformulare, die insgesamt elf unterschiedliche und voneinander losgelöste Formularprozesse heute in einem einzigen Antrag zusammenfassen.

Ziel dieser Digitalisierung des Antragsprozesses für die Immobilienförderung war ebenfalls eine Verlagerung des einfachen Beratungsgeschäfts vom persönlichen Gespräch zum Self-Service im Web. Dabei sollte der Antragsprozess auch über mobile Endgeräte bei den Kunden möglich und eine Logik vorhanden sein, die in Abhängigkeit der Eingaben die entsprechenden Fördermöglichkeiten für den Antragsteller ermittelt und durch den gesamten Ablauf führt.

Neben dieser Verbesserung der Customer Experience wurde intern eine deutliche Verringerung der Durchlaufzeiten angestrebt. Denn die mit AEM Forms erstellten Webformulare werden automatisch an eine Middleware hinter der IBB-Firewall weitergereicht, von wo aus die direkte Übertragung der Daten ins SAP-System der Bank stattfindet.

Vereinheitlichung unterschiedlicher Digitalisierungsansätze

Da die IBB sich seit Dezember 2016 mit einem neuen, modernen Auftritt im Internet präsentiert, der sich durch seine responsive Gestaltung auch optimal auf mobilen Endgeräten nutzen lässt, lag die Vereinheitlichung der beiden Digitalisierungsansätze für die Wirtschafts- und die Immobilienförderung nahe. Denn über die neue Benutzerführung der Website mit einer verbesserten Navigation haben die Kunden nun von jeder Seite aus die Möglichkeit, einen elektronischen Antrag (eAntrag) zu stellen.

Im Kundenportal werden dazu die bisherigen statischen PDF-Formulare des IBB-Geschäftsfeldes Wirtschaftsförderung mit Hilfe von AEM Forms ebenfalls in dynamische Webformulare umgewandelt. Dabei nutzt die öffentliche Bank alle Möglichkeiten, die diese Technologie bietet. Das reicht von der endgerätespezifischen Anpassung für Desktop, Tablet oder Smartphone und geht bis zu intelligenten Formularen mit Plausibilitätskontrollen, Vorausfüllen von Inhalten aus dem ERP-System, Abhängigkeiten zwischen Eingabefeldern oder dem automatischen Anstoßen des E-Mail-Versands eines ausgefüllten Formulars.

Die Bearbeitungszeit der Anträge hat sich so von früher 60 auf nun durchschnittlich 10 Tage deutlich verringert. Die einheitliche Gestaltung und Standardisierung sämtlicher IBB-Anträge erhöht zudem den Wiederkennungswert und vereinfacht für die Kunden das Ausfüllen, was wiederum weniger Fehleingaben zur Folge hat. Und nicht zuletzt schafft das komplette Online-Angebot für die Kunden eine niedrigere Einstiegshürde und führt zu mehr Geschäft.

Der komplette Projektbericht zum Nachlesen