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Die 5 wichtigsten Aspekte bei der Digitalisierung im Personalbereich

Die klassische Bewerbungsmappe ist passé – der Trend, die Bewerbungsunterlagen online, z.B. per E-Mail, an den potenziellen Arbeitgeber in PDF-Format zu senden oder die Daten in ein Formular auf der Unternehmenswebseite einzutragen, hat sich nahezu flächendeckend durchgesetzt. Die digitalen Daten soll der Arbeitgeber dann für den Bewerbungsprozess und ggf. für das spätere Arbeitsverhältnis speichern und nutzen können. Auf den ersten Blick ist dies zeit- und kostensparend und daher durchaus sinnvoll. Allerdings birgt die digitale Bearbeitung von Personaldaten durch Software-Anbieter auch zunehmend rechtliche Fragestellungen.

Diese fünf häufigen Punkte sollten Sie als HR-Verantwortliche/r unbedingt beherzigen:

1. Zugänglichmachen der Daten an eine nicht zuständige Person

Mit Blick auf das Persönlichkeitsrecht sind Bewerberdaten in jedem Fall mit sehr großer Sorgfalt aufzubewahren. Sie dürfen die Daten deshalb nicht an Personen weitergeben oder für Personen zugänglich machen, die keinen Bezug zu dem Einstellungsprozess haben. Wenn Sie eine Software benutzen, um die Bewerberdaten zu speichern, so sollte diese Software auf den Systemen Ihres Arbeitgebers betrieben werden.

2. Fehlende Einwilligung der Datennutzung für zukünftige Stellen

Wenn Sie eine Software, ein sog. e-Recruiting-Tool, auf dem Computer Ihres Arbeitgebers zur Verwaltung der Bewerberdaten (Bewerberdatenbank) nutzen, müssen Sie beachten, dass der Bewerber nur in die Datennutzung für die konkrete Stelle eingewilligt hat. Das bedeutet, dass die Bewerberdaten nicht für später frei werdende Stellen gespeichert oder genutzt werden dürfen. Um die Daten für eine solche Nutzung in eine Bewerberdatenbank aufnehmen zu können, müssen Sie eine gesonderte Einwilligung des Bewerbers einholen.

3. Internetrecherche in privaten sozialen Netzwerken

Haben Sie schon einmal den Bewerbernamen bei Google eingegeben oder das Facebook-Profil des Bewerbers nach Fotos der letzten Party durchsucht? Dann müssen Sie zukünftig Acht geben, dass Ihre Internetrecherche nicht gegen geltendes Recht verstößt. Keine Probleme stellen Recherchen in Karrierenetzwerken wie Xing oder Linkedin dar. Unzulässig ist allerdings eine Beschaffung von Daten auf privaten sozialen Netzwerken.

4. Keine Auskunft über Eintragungen in die Personalakte

Wurde der Bewerber angestellt, so landen seine Daten oftmals in einer digitalen Personalakte. Arbeitnehmer müssen über den Inhalt Ihrer digitalen Personalakte unterrichtet werden. Der Arbeitnehmer hat ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Sperrungsrecht inne. Seine Dokumente müssen deshalb jederzeit abrufbar sein.

5. Verbot der außerdienstlichen Nutzung von Facebook und Co.

Haben Sie schon einmal daran gedacht, die Nutzung von Social Media den Arbeitnehmern während der Arbeitszeit zu verbieten? Geht das? Das geht vor allem dann nicht, wenn die Nutzung dienstlich veranlasst ist, d.h. der Arbeitnehmer sich beispielsweise um das Online-Marketing Ihrer Facebook-Seite kümmern soll. Das leuchtet ein, weil ein Verbot ja ansonsten widersprüchlich wäre. Aber auch außerdienstlich können sich Arbeitnehmer auf ihre Meinungsfreiheit und ihr Recht auf Privatsphäre berufen, sofern die Äußerungen nicht unternehmensschädlich sind oder Geschäftsgeheimnisse preisgeben. Während der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber festlegen, dass die private Nutzung von Social Media unzulässig ist oder einen bestimmten Rahmen ziehen oder Guidelines an die Hand geben.

Fazit

In vielen Fällen ist die Sachlage komplexer als diese kurzen Darstellungen. Als Regel gilt: umso mehr Daten Sie über Bewerber und Mitarbeiter intern erheben oder extern verwalten, desto eher empfehle ich Ihnen einen Datenschutzcheck.

4 Irrtümer über Big Data, die Ihr Unternehmen bremsen

Sie gehören zu einem der vielen Unternehmen, bei denen täglich immer mehr Daten eingehen? Sie möchten diese Datenmassen sicher organisieren, auswerten und wertvolle Schlüsse aus ihnen ziehen, um Ihre Angebotsqualität, Ihr Marketing, Ihren Arbeitsablauf oder Ihre Kostenstruktur zu verbessern.  Aber Sie fragen sich, worum es bei „Big Data“ überhaupt geht und wie Sie Ihre Daten verwalten können? Damit Ihr Unternehmen im Wettbewerb nicht ausgebremst wird, soll hier mit vier weit verbreiteten Irrtümern über Big Data aufgeräumt werden.

1. Big Data sind Massendaten

Der englischsprachige Begriff „Big Data“ bedeutet wörtlich übersetzt schlicht „große Daten“. Oftmals wird der Begriff Big Data auch in diesem einfachen Sinnzusammenhang als Massendaten verwandt. Allerdings wird eine solch eingeschränkte Bedeutung der Komplexität des Begriffs nicht gerecht. Big Data bezeichnet vielmehr Datenmengen, die zu groß, zu kompliziert oder zu wenig strukturiert sind, um sie mit klassischen Methoden der Datenverarbeitung zu analysieren. Das Schlagwort Big Data umfasst also auch die Auswertung und Analyse des digitalen Datenvolumens.

2. Saubere Daten sind Voraussetzung

Dass Ihre Daten sauber, d.h. von jeden Datenfehlern, wie z.B. Formatierungsfehlern oder Duplikaten bereinigt sein müssen, bevor sie analysiert werden können, ist zwar wünschenswert aber unrealistisch. Und es ist auf keinen Fall eine zwingende Voraussetzung! Aufgrund der immer wieder neu eingehenden Daten, ist es nahezu unmöglich, stets bereinigte Daten, sog. „clean data“, analysieren zu können. Werten Sie Ihre Daten also in jedem Fall aus – auch wenn Sie das Gefühl haben Ihre Daten seien nicht sauber. In den meisten Fällen können Sie trotzdem wertvolle Erkenntnisse für Ihr Unternehmen gewinnen – zumindest  Erkenntnisse über Ihre Datenqualität.

3. Programme zur Datenanalyse sind teuer

Sie können aufatmen! Die Analyse Ihrer Daten ist überhaupt nicht so teuer wie Sie vielleicht dachten. Die Lizenzen von Software-Anbietern sind vergleichsweise erschwinglich. Es gibt sogar kostenlose Programme zur Datenauswertung.

4. Programme ersetzen die menschliche Datenanalyse

Wenn Sie jetzt daran denken, Ihren Informatiker zu entlassen, dann unterliegen Sie dem Irrtum Datenauswertungsprogramme würden die menschliche Datenanalyse ersetzen. Programme werten Ihre Unternehmensdaten zwar aus und geben Ihnen Antworten, allerdings erklären sie Ihnen die Ergebnisse nicht. Programme können allerdings Prozesse beschleunigen und Ihren Analyseprozess sinnvoll unterstützen.

Wie Sie sehen, ist das Thema „Big Data“ doch nicht so schwer zu erfassen. Es bedarf nur einer eingehenden Beschäftigung und Zielbestimmung. Starten Sie jetzt!