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Export von Ersatzteilen – Richtige Güterklassifizierung und kürzere Lieferzeiten durch Nutzung von Verfahrenserleichterungen

Der Export von Ersatzteilen und Komponenten stellt viele Maschinenhersteller in der Praxis vor große Herausforderungen. Für die Lieferung von Ersatzteilen wie Dichtungen, Sensoren, Pumpen, Hydraulikteilen oder Ventilen kann eine behördliche Ausfuhrgenehmigung selbst dann erforderlich sein, wenn die Lieferung der Hauptmaschine oder Anlage genehmigungsfrei möglich ist. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat jetzt das Merkblatt „Exportkontrolle für Ersatzteile des Anhangs I der EG-Dual-Use-VO“ (Stand: April 2016) veröffentlicht, das auf vier Informationsveranstaltungen basiert, die das BAFA in 2015 gemeinsam mit dem VDMA durchgeführt hat. Das 28-seitige Merkblatt soll Unternehmen Hilfestellung bei der Ausfuhr von Ersatzteilen und Komponenten geben. Es enthält unter anderem Antworten dazu, welche Hilfsmittel es für die Prüfung der Genehmigungspflichtigkeit von Ersatzteilen und Komponenten gibt und welche Verfahrensvereinfachungen genutzt werden können.

Prüfung spezieller Güterlisten erforderlich

Für die Prüfung, ob die Ausfuhr von Ersatzteilen genehmigt werden muss, ist die Kenntnis von speziellen Güterlisten Grundvoraussetzung. In den Güterlisten sind solche Waren, Software und Technologie aufgelistet, deren Export eingeschränkt ist und einer behördlichen Genehmigung bedarf. Von besonderer Bedeutung ist hier vor allem der Anhang I zur EG-Dual-Use-Verordnung. Mit Dual-Use-Gütern sind solche Güter gemeint, die sowohl einer zivilen als auch einer militärischen Endverwendung zugeführt werden können. Zu prüfen sind nicht nur zu exportierende Hauptware oder Anlage, sondern auch Hauptbestandteile, die leicht entfernbar sind, sowie Ersatzteile und Komponenten. Dabei liegt es primär in der Verantwortung der Unternehmen, selbst zu prüfen, ob für die Ausfuhr eine Genehmigung durch das BAFA erforderlich ist. Eine sorgfältige Prüfung ist auch vor dem Hintergrund essentiell, dass bei etwaigen Verstößen nicht nur die handelnden Personen verantwortlich sind, sondern sowohl gegen den Ausfuhrverantwortlichen des Unternehmens als auch gegen andere Mitglieder des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung Verfahren wegen einer Aufsichtspflichtverletzung durchgeführt werden können. Auch kann das Unternehmen eine hohe Unternehmensgeldbuße treffen.

Hilfsmittel für die Prüfung

In dem Merkblatt des BAFA sind die Besonderheiten beim Export von Ersatzteilen zusammengefasst. Hilfsmittel für die Prüfung durch die Unternehmen sind das sogenannte „Gemeinsame Stichwortverzeichnis“ sowie das „Umschlüsselungsverzeichnis“. Beide sind auf der Homepage des BAFA veröffentlicht. Das Umschlüsselungsverzeichnis stellt die einschlägige Nummer des Warenverzeichnisses für die Außenhandelsstatistik der in Betracht kommenden Güterlistennummer nach der Dual-Use-Verordnung oder der deutschen Ausfuhrliste gegenüber. Ist die Ware im gemeinsamen, unverbindlichen Stichwortverzeichnis zu Teil I der deutschen Ausfuhrliste und zu Teil I der EG-Dual-Use-Verordnung aufgeführt, spricht das für eine Genehmigungspflichtigkeit der Ware. Gerade beim Gebrauch des Stichwortverzeichnisses ist aber Vorsicht geboten, weil ein Gut möglicherweise unter einem Stichwort zu finden ist, das man nicht auf den ersten Blick vermutet. Beide Hilfsmittel können daher nur einen Einstieg in die Güterlistenprüfung darstellen.

Genehmigungsverfahren und Vereinfachungen

Das BAFA bietet verschiedene Genehmigungsverfahren an. Als Verfahrenserleichterungen, die kurze Lieferzeiten ermöglichen sollen, kommen insoweit Allgemeingenehmigungen (AGG), Sammelausfuhrgenehmigungen (SAG) sowie die Anwendung der sogenannten „25 %-Regelung“ im Falle von Einzelausfuhrgenehmigungen in Betracht. Gibt es eine AGG, ist eine separate Genehmigung einer konkreten Ausfuhr nur dann erforderlich, wenn die Voraussetzungen der AGG von einer solchen Ausfuhr nicht erfüllt werden. Eine AGG für Ausfuhren bestimmter Waren in privilegierte Länder existiert beispielsweise für Ventile und Pumpen („AGG 14“). SAG sind eine besondere Form der Genehmigung. Mit einer SAG kann eine Vielzahl von Ausfuhren an verschiedene Empfänger und in verschiedene Empfängerländer genehmigt werden, wenn das Unternehmen als Zuverlässiger Ausführer angesehen wird. In dem Merkblatt werden im Wesentlichen zwei SAG-Modelle für Ersatzteillieferungen von Dual-Use-Gütern behandelt: Das Modell I erlaubt die Ausfuhr von Ersatzteilen an in der Genehmigung namentlich benannte Empfänger. Dabei handelt es sich insbesondere um Fälle, in denen die Hauptware, für die das Ersatzteil bestimmt ist, nicht gelistet ist und folglich die Ausfuhr der Hauptware nicht genehmigt wurde. Beim Modell II geht es um die Lieferung von Ersatzteilen zur Instandhaltung/Reparatur von Hauptgütern, die ursprünglich mit einer deutschen Ausfuhrgenehmigung desselben Ausführers oder eines Ausführers im Konzernverbund ausgeführt wurden. Die sogenannte „25 %-Regelung“ schließlich kann angewendet werden, wenn der Ausführer einer gelisteten Hauptsache auch die Ersatzteilversorgung übernimmt. Mit dem Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung für eine Hauptsache kann der Ausführer dann ebenfalls die Genehmigung für die Ausfuhr von gelisteten Ersatzteilen, die für die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der gelisteten Hauptsache erforderlich sind, im Wert von bis zu 25 % des Wertes der Hauptsache beantragen. Die Beantragung ist auch noch nachträglich möglich, solange die Genehmigung für die gelistete Hauptsache noch gültig ist.

Sonstige Informationen

Darüber hinaus enthält das Merkblatt auch Informationen zu den Zuständigkeiten innerhalb des BAFA für Technische Fragen/Einstufungsfragen sowie Kontaktinformationen. Antworten auf häufig gestellte Fragen lassen sich in den „FAQ bei der Exportkontrolle von Ersatzteilen“ am Ende des Merkblatts finden.

Innerbetriebliche Organisation

Das BAFA bietet mit dem Merkblatt hilfreiche Informationen zum Verfahren und auch praktische Hilfestellungen zur Identifizierung kontrollierter Ersatzteile an. Das Merkblatt kann den Unternehmen allerdings nicht die Prüfung im Einzelfall abnehmen, ob die Ware oder das Ersatzteil tatsächlich gelistet ist oder nicht. Die Kennzeichnung nach erfolgter Prüfung kann in SAP/in der Materialiste/im Anlageverzeichnis des Unternehmens erfolgen. Eine solche Prüfung sollte immer gemeinsam vom Exportkontrollbeauftragten und vom Techniker im Unternehmen vorgenommen werden. Wichtig ist hier, die Verantwortlichkeiten für die Prüfung der Güter ausdrücklich festzulegen, etwa in einer Arbeits- und Organisationsanweisung.  In Zweifelsfällen kann eine sogenannte Auskunft zur Güterliste beim BAFA eingeholt werden. Bei der Masse von Ersatzteilen ist das häufig nicht für jedes Ersatzteil möglich, bietet sich aber z. B. für bestimmte Produktgruppen an. Gerade angesichts regelmäßig kurzer Lieferzeiten ist weiterhin wichtig, dass die Prüfung von Anträgen durch das BAFA möglichst schnell erfolgt. Die Bearbeitungszeiten können hier nach wie vor ein großes Problem darstellen. Möglichst detaillierte Informationen bereits mit der Antragstellung fördern insoweit eine schnelle Bearbeitung durch das BAFA. Darüber hinaus ist aber auch zu beachten, dass spezielle Regelungen einschlägig sein können, wenn das Ersatzteil in ein Embargoland geliefert wird, so dass bei der Prüfung auch auf das Empfängerland und den Endverwender zu achten ist.