Projekte agil umsetzen mit SCRUM und Microsoft Planner

Ziel des vorgestellten Projekts war es, Räumlichkeiten effizienter zu nutzen und zum Beispiel Besprechungsräume bei nichtgenutzter Buchung wieder automatisiert freizugeben. Damit lassen sich der Energieverbrauch von Klimaanlagen und Lichtsysteme optimieren. Angesichts der Zeitvorgabe waren zur Lösungsentwicklung nach der SCRUM-Methodik sechs Sprints mit jeweils drei Stunden geplant. Um diese agile Vorgehensweise zu unterstützen, kam Microsoft Planner für das Management der Backlogs und Sprints zum Einsatz. Dabei wurde folgendes Konzept entwickelt:

  • Der SCRUM-Prozess funktionierte auf der Oberfläche des Microsoft Planner von rechts nach links. Neue Punkte wurden in die Karte „User Stories (Backlog)“ hinzugefügt. Der Product Owner schob anschließend die Karte je nach Fortschritt nach links durch die Prozesse „In Preparation“ und „Ready“.
  • Während der Sprint-Planung wurde eine weitere Spalte (Bucket) für jeden neuen Sprint erzeugt – zwischen dem letzten Sprint und dem Schritt „Ready & Understood“. Das Team und der Product Owner bearbeiteten die User Stories. Die Karten wurden anschließend als „Ready & Understood“ markiert. Die geplanten User Stories für den nächsten Sprint wurden in die neue Spalte zu „Sprint X“ geschoben. Weiter oben befindliche Karten besaßen dabei eine höhere Priorität.
  • Während des Sprints nahmen Team-Mitglieder die Karten, ordneten sich selbst hinzu und setzten den Status auf „In Progress“.
  • Beim Sprint Review wurde das fertige Produktteil gezeigt. Der Product Owner setzte den Status der User Story auf „abgeschlossen“ oder bewegte sie in den nächsten Sprint, falls Nacharbeiten zu erledigen waren. Offene Aufgaben bei jeder Story wurden zur Checkliste der Karte hinzugefügt. Neue Ideen gingen direkt in das Backlog.
  • Die Retrospektive wurde in OneNote dokumentiert. Jedes Teammitglied schrieb dazu einen kurzen Kommentar. Anschließend wurde der Sprint im Team besprochen.

Bildunterschrift

Stärken und Schwächen von MS Planner

Neben diesen Vorteilen lassen sich in Microsoft Planner auch Aufgaben sehr einfach in Unteraufgaben aufteilen. Das Reporting funktioniert ohne Konfiguration, selbst bei mehreren laufenden Projekten. Die Lösung lässt sich einfach in Microsoft Teams integrieren, in kurzer Zeit installieren und flexibel nutzen.

Allerdings hat Microsoft Planner auch einige Schwächen (Stand Juli 2018). So gibt es zum Beispiel keine Exportfunktion, etwa für die Erzeugung von Reports wie Burndown-Charts oder die Migration von Listen und Aufgaben. Die eingebauten Reporting-Funktionen ermöglichen nur einige Standardangaben und lassen sich nicht anpassen oder erweitern. Selbst innerhalb der Microsoft Office 365-Welt sind nicht zu allen Programmen native Integrationen möglich, etwa zu Outlook, SharePoint oder ToDo. Zudem lassen sich Statusfelder nicht anpassen und es sind keine quantitativen Werte für Aufgaben wie Priorität/Nutzen oder Story-Points/Aufwand möglich. 

Fazit

Insgesamt bildet Microsoft Planner für das agile Management kleiner Projekte eine solide, gute Grundlage. Unternehmen sollten bei SCRUM-Werkzeugen jedoch auf Lösungen setzen, die sie bereits im Einsatz haben und die ihren Mitarbeitern bekannt sind. Je nachdem, ob Unternehmen eine Single-Vendor-Strategie verfolgen oder auf Microservices setzen, kann bei einer sauberen Service-Orchestrierung das Werkzeug ebenso schnell gewählt werden. So ließ sich auch in diesem konkreten Fall dank der SCRUM-Methodik und dem Werkzeug Microsoft Planner innerhalb kürzester Zeit eine gute Smart-Office-Lösung erstellen.

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