Bevor Sie die Archivierung für Anwender aktivieren, legen Sie zunächst eine Archiv-Datenbank an. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um eine ganz normale Postfachdatenbank. Am einfachsten geht das im Exchange Admin Center:

1. Klicken Sie auf Server und dann auf Datenbanken.
2. Klicken Sie auf das Pluszeichen und legen Sie die neue Datenbank an.
3. Geben Sie der Datenbank die Bezeichnung „Archiv-Datenbank“ oder einen ähnlichen Namen.
4. Legen Sie fest wo die Datenbank gespeichert werden soll und auf welchem Server Sie die Datenbank bereitstellen wollen.
5. Achten Sie darauf Transaktionsprotokolle und Datenbankdateien auf unterschiedlichen Datenträgern zu speichern, wenn das möglich ist. Dadurch steigt die Leistung, und Sie können die Datenbank leichter wiederherstellen, wenn ein Datenträger ausfällt. Sie können die Protokolle und Datenbankdateien aber auch auf den gleichen Datenträgern speichern.

Wie normale Datenbanken auch, können Sie Archiv-Datenbanken in Datenbankverfügbarkeitsgruppen integrieren und damit die Verfügbarkeit der Datenbank erhöhen. Das ist aber nur optional und zu Beginn nicht notwendig. Nachdem Sie die Postfachdatenbank erstellt haben, sollten Sie noch die Einstellungen der neuen Postfachdatenbank aufrufen. Zunächst sollten Sie über das Menü Grenzwerte die Grenzwerte für die Datenbank festlegen, das gilt auch für die Aufbewahrungszeiträume für gelöschte Objekte im Archiv. Gehen Sie noch die weiteren Einstellungen durch und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Sie sollten die Datenbank auch an die Datensicherung anbinden, wenn das durch Ihre Software nicht automatisch geschieht.

Sobald die Postfach-Datenbank zur Verfügung steht, können Sie im Empfänger-Bereich des Exchange Admin Centers für einzelne oder alle Empfänger das Archiv aktivieren:

1. Dazu rufen Sie im Bereich Empfänger des Exchange Admin Centers die Eigenschaften eines Empfängers auf und wechseln zum Menü Postfachfunktionen.
2. Im unteren Bereich finden Sie die Option Archivierung:Deaktiviert. Mit dem Link Aktivieren schalten Sie die Archivierung für Benutzer ein.
3. Im neuen Fenster „Compliance-Archiv erstellen“ klicken Sie bei Postfachdatenbank für das Archiv auswählen auf Durchsuchen und wählen die von Ihnen erstellte Postfachdatenbank für das Archiv aus.
4. Klicken Sie auf OK um das Archiv zu erstellen.
5. Über Details anzeigen können Sie Informationen zum Archiv anzeigen und Kontingente für das Archiv steuern. Außerdem können Sie hier die Bezeichnung des Archiv-Ordners im Postfach des Anwenders festlegen.