So wie der Verkehrsfluss gerät auch der Informationsaustausch in Unternehmen ins Stocken. So wie ein Taxi in Neu-Dehli für 5 Kilometer gern mal Stunden brauchen kann, genauso ist es Unternehmensrealität, dass Projekte die theoretisch schnell und effizient umsetzbar sind, schlichtweg versanden. Was ist der Hintergrund für diese allgegenwärtigen Probleme?

Ineffizienter Meinungsaustausch ist Kostenfaktor Nr. 1 in wissensbasierten Unternehmen

Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter hat genau eine neuartige Idee oder einen Beitrag zu einem Problem. Jeder braucht genau eine Stunde, um einen andere Kollegen wirklich von dieser Idee zu überzeugen. In Abteilungen mit zehn Mitarbeitern brauchen diese zehn mal neun gleich 90 Stunden. Da in jedem Gespräch zwei Personen beteiligt sind, braucht es insgesamt 180 Arbeitsstunden (=11 Manntage). Das gilt für kleine Gruppen, in großen Abteilungen mit 100 Mitarbeitern potenziert sich die Abstimmung noch einmal und steigt auf das 110-fache!

Das Problem heißt Komplexität. Sie ist der Grund, warum so viele Sitzungen, Tagungen und Workshops so ermüdend und wenig effektiv sind. Die Zeit reicht nicht aus, damit sich jeder wirklich einbringt. Das frustriert und die Folgen sind fatal: Mangelnde Realitätsnähe von Umsetzungsplänen und mangelnde Motivation der Umsetzungsbeteiligten.

Regeln und Infrastruktur gegen den Kommunikationsstau

Doch das Problem kann gelöst werden, wenn Strukturen die Kombination der Kommunikation im Unternehmen begrenzen. Wenn nicht jeder Riksha-Fahrer dann quer über die Kreuzung fährt, wenn es ihm passt. Wenn Bedingungen gelten, die in Tokio, das die gleiche (!) Einwohnerdichte wie Neu-Dehli aufweist, für Staulosigkeit und fließendem High-Speed Verkehr führen! So wie der Straßenverkehr in Tokio erreicht die Methode höchste Effizienz des Meinungsaustauschs durch zwei zentrale Komponenten: eine moderne Infrastruktur und die strikte Durchsetzung von (Verkehrs-) Regeln.

Eine analoge Lösung des Verkehrsproblems hat für das Management einen enormen unternehmerischen Nutzen. In Unternehmen wie der Siemens AG verbringen Umfragen zu Folge Angestellte fast 50% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Hier wird klar, dass die Effizienzsteigerung des Meinungsaustauschs und der Konsensfindung kein Randthema ist. Es ist ein zentraler Hebel für wirksames Management.

Noch mehr Planung, Steuerung und Meetings helfen nicht!

Oft wird allerdings die eigentliche Ursache nicht erkannt. So wird eine stringentere Projektplanung eingeführt, obwohl sich immer wieder zeigt, dass die detailliertesten Pläne nach kurzer Zeit obsolet werden. Es wird strengeres Controlling einführt, obwohl es offensichtlich ist, dass die „Gesteuerten“ in gleichem Maße aufrüsten und Blockaden errichten. Es werden noch mehr Meetings und Tagungen einberufen, um die Komplexität des „jeder spricht mit jedem“ zu reduzieren. Doch Reden tun in Meetings immer nur 10% der Anwesenden. 90% verlassen das Zusammentreffen mit einem sicheren Gefühl im Bauch: „lass die mal machen“.

Dass die verbreiteten Methoden nicht gut funktionieren, merken wir an alltäglichen Kommunikationsstaus im Büro. Aber wie kann es gehen? Sie erfahren im nächsten Teil des Artikels wie die goldenen MOVE^TM-Richtlinien Ihnen helfen effektiver zu kommunizieren.