Die 5 wichtigsten Aspekte bei der Digitalisierung im Personalbereich

Die klassische Bewerbungsmappe ist passé – der Trend, die Bewerbungsunterlagen online, z.B. per E-Mail, an den potenziellen Arbeitgeber in PDF-Format zu senden oder die Daten in ein Formular auf der Unternehmenswebseite einzutragen, hat sich nahezu flächendeckend durchgesetzt. Die digitalen Daten soll der Arbeitgeber dann für den Bewerbungsprozess und ggf. für das spätere Arbeitsverhältnis speichern und nutzen können. Auf den ersten Blick ist dies zeit- und kostensparend und daher durchaus sinnvoll. Allerdings birgt die digitale Bearbeitung von Personaldaten durch Software-Anbieter auch zunehmend rechtliche Fragestellungen.

Diese fünf häufigen Punkte sollten Sie als HR-Verantwortliche/r unbedingt beherzigen:

1. Zugänglichmachen der Daten an eine nicht zuständige Person

Mit Blick auf das Persönlichkeitsrecht sind Bewerberdaten in jedem Fall mit sehr großer Sorgfalt aufzubewahren. Sie dürfen die Daten deshalb nicht an Personen weitergeben oder für Personen zugänglich machen, die keinen Bezug zu dem Einstellungsprozess haben. Wenn Sie eine Software benutzen, um die Bewerberdaten zu speichern, so sollte diese Software auf den Systemen Ihres Arbeitgebers betrieben werden.

2. Fehlende Einwilligung der Datennutzung für zukünftige Stellen

Wenn Sie eine Software, ein sog. e-Recruiting-Tool, auf dem Computer Ihres Arbeitgebers zur Verwaltung der Bewerberdaten (Bewerberdatenbank) nutzen, müssen Sie beachten, dass der Bewerber nur in die Datennutzung für die konkrete Stelle eingewilligt hat. Das bedeutet, dass die Bewerberdaten nicht für später frei werdende Stellen gespeichert oder genutzt werden dürfen. Um die Daten für eine solche Nutzung in eine Bewerberdatenbank aufnehmen zu können, müssen Sie eine gesonderte Einwilligung des Bewerbers einholen.

3. Internetrecherche in privaten sozialen Netzwerken

Haben Sie schon einmal den Bewerbernamen bei Google eingegeben oder das Facebook-Profil des Bewerbers nach Fotos der letzten Party durchsucht? Dann müssen Sie zukünftig Acht geben, dass Ihre Internetrecherche nicht gegen geltendes Recht verstößt. Keine Probleme stellen Recherchen in Karrierenetzwerken wie Xing oder Linkedin dar. Unzulässig ist allerdings eine Beschaffung von Daten auf privaten sozialen Netzwerken.

4. Keine Auskunft über Eintragungen in die Personalakte

Wurde der Bewerber angestellt, so landen seine Daten oftmals in einer digitalen Personalakte. Arbeitnehmer müssen über den Inhalt Ihrer digitalen Personalakte unterrichtet werden. Der Arbeitnehmer hat ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Sperrungsrecht inne. Seine Dokumente müssen deshalb jederzeit abrufbar sein.

5. Verbot der außerdienstlichen Nutzung von Facebook und Co.

Haben Sie schon einmal daran gedacht, die Nutzung von Social Media den Arbeitnehmern während der Arbeitszeit zu verbieten? Geht das? Das geht vor allem dann nicht, wenn die Nutzung dienstlich veranlasst ist, d.h. der Arbeitnehmer sich beispielsweise um das Online-Marketing Ihrer Facebook-Seite kümmern soll. Das leuchtet ein, weil ein Verbot ja ansonsten widersprüchlich wäre. Aber auch außerdienstlich können sich Arbeitnehmer auf ihre Meinungsfreiheit und ihr Recht auf Privatsphäre berufen, sofern die Äußerungen nicht unternehmensschädlich sind oder Geschäftsgeheimnisse preisgeben. Während der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber festlegen, dass die private Nutzung von Social Media unzulässig ist oder einen bestimmten Rahmen ziehen oder Guidelines an die Hand geben.

Fazit

In vielen Fällen ist die Sachlage komplexer als diese kurzen Darstellungen. Als Regel gilt: umso mehr Daten Sie über Bewerber und Mitarbeiter intern erheben oder extern verwalten, desto eher empfehle ich Ihnen einen Datenschutzcheck.

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