Archiv der Kategorie: IOT – IoT-Praxis

Schnell Geld verdienen mit technischen Remote/IoT Service für Industrie 4.0

Geringe Kosten für Kunden, attraktive Deckungsbeiträge für Lieferanten

Der Schlüssel zu neuen Smart Connected Services sind attraktive Serviceprodukte auf der Basis solider Geschäftsmodelle. Moderne Werkzeuge dafür sind Internet of Things (IoT) Plattformen für Kommunikation und Sicherheit, Assist-Systeme, Monitoring und Datentransfer für Big Data / Analytics. Augmented Reality und Smart Glasses, die situationsabhängig Maschineninformationen oder Reparaturanleitungen ins Blickfeld des Wartungsmitarbeiters zaubern, sind weitere Beispiele für Smart Connected Services, um Maschinen zeitnah zu überwachen und Fehler im Sinne einer predictive Maintanance frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Für jede dieser Technologien sind in einem smarten Mix die Serviceprodukte zu gestalten und in Geschäftsmodelle einzubinden. Ein großer Aufwand, wenn noch keine Erfahrungen oder Musterfälle vorliegen.

MyIoT Services: Kundenspezifische Standards sparen Zeit und Geld

2005 wurde eine erste Methodik mit dem 7-Schichtenmodell für Remote Services erfolgreich auf den Markt gebracht (PROSERV / VDMA Verlag). Sie bewährt sich bis heute. Mit MyIoT Services ist es nun zum zweiten Mal gelungen, einen methodischen Ansatz aus der Praxis zu entwickeln, der die ressourcenarme Einführung von neuen IoT Services erlaubt. Mit MyIoT Services (Veröffentlichung im nächsten Bericht) steht eine Sammlung von standardisierten Konzepten, Workshop-Inhalten und Praxis-Erfahrungen zur Verfügung, um neue IoT Services mit wenigen Ressourcen schnell kundenspezifisch zu entwickeln und einzuführen. Was es Kostet und was es bringt ist nach kurzem Interview schon vor Auftragsvergabe ermittelbar. Welche Schritte benötigt ein IoT Service-Projekt? Ein 360°-Konzept umfasst Organisation, Training für Techniker und Vertrieb, Markttests für Technologie und Marketing, und wo erforderlich, einen erfahrenen Verkäufer auf Zeit als Business Development Manager.

IoT-Plattformen in der Praxis

Für viele überraschend: Die bereits große Anzahl der IoT Plattformen und das Potenzial zur Marktführerschaft. So haben Hidden Champions wie Worldline schon heute mehr als 400.000 Maschinen und Anlagen aus unterschiedlichen Branchen über IoT Plattformen angeschlossen. Junge Unternehmen wie Cumulocity, ThingWorx, eWon, oder INSYS verändern neben Microsoft Preise und Leistungen in atemberaubendem Tempo.

Wettbewerbsvorsprung durch Smart Connected Services

Der Wettbewerb in der Automobilbranche findet zwischenzeitlich bei Elektroautos und Fahrerassistenz-Systemen statt. Man muss kein Prophet sein um vorauszusagen, dass der Innovationsgrad eines Unternehmens auch an Smart Connected Services gemessen wird.

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Erfolgsbeispiele aus der Praxis auf der Connected Service World
Beispiele aus der Praxis für alle neuen Technologien und Businessmodelle sind noch selten. Auf dem Kongress Connected Service World am 14. und 15. Februar zeigen unter anderem die Firmen ABB Roboter, Trumpf und BHS, wie sie auf der Basis von IoT standardisierte Services ohne großen Aufwand an die Bedarfe ihrer Kunden angepasst haben und dafür Deckungsbeiträge wie bei Ersatzteilen realisieren. Link zu: https://www.logicline.de/event/connected-service-world-2017/

Garage 4.0

Ausgangslage

Ein schweizer Garagenzulieferer (Zulieferer für Kfz-Werkstätten) bemerkt, dass immer mehr Endabnehmer Autoersatzteile und Zubehör im Ausland ordern. Dadurch gibt es weniger Garagenbesuche und daraus resultierend, weniger Bestellungen, die der Garagist beim Zulieferer tätigt.

Der Zulieferer kennt den Endkunden bis anhin nicht, da nur geliefert wird, was die Garagen bestellen. Er analysiert die verschiedenen Online-Shops rund um Autoersatzteile, Autozubehör und Garageneinrichtungen. Er sieht, was die Endabnehmer verlangen und wie ihnen die Produkte und Dienstleistungen angepriesen werden.  Er bemerkt in Foren, dass die Konsumenten vielmals eine fachliche Anleitung benötigen, da viele Foren sich mit diesem Thema beschäftigen. Die Kunden verlieren immer viel Zeit und meist wissen sie nicht, ob sie den Tipps trauen können.

Die Firma möchte ebenfalls die Endkunden beliefern, da Lager, Transportlogistik, Support schon vorhanden sind.

Projektziele

Es soll eine neue Businesseinheit gegründet werden, damit die bisherigen Kunden sich nicht benachteiligt fühlen.
Um sich von den Mitbewerbern abheben zu können, sollen alle nötigen Einbauanleitungen zur Ansicht elektronisch zur Verfügung stehen. Der Content soll aber auch dem Garagengeschäft zugänglich sein, da dadurch ein Mehrwert geboten werden kann. Die Lager- und Transport-Logistik Unit soll eigenständig werden, um auch für andere Unternehmen die Touren für Garagen übernehmen zu können. Dadurch wird der Zulieferer bei Kunden wahrgenommen, die er bis anhin nicht beliefern durfte. Auf den bisherigen Touren, werden gleichzeitig die Endkunden beliefert.

Projektvorgehen

Es wird ein Vorprojekt aufgesetzt. Dabei werden Personas der Kunden erstellt. Eine Persona beschreibt die Merkmale eines Mechanikers einer professionellen Werkstatt, eine andere eines semiprofessionellen „Autoschraubers“, der in seiner privaten Garage immer wieder an seinen Autos „bastelt“. Da die Garagen der Endkunden vielmals keine Hebebühne haben, müssen die Einbaupläne auch unter dem Auto angesehen werden können. Hier bieten sich VR-Brillen an, denn unter den Autos besteht meist kein Platz, um Explosionszeichnungen auf Tablets oder in Papierform ansehen zu können.  Im nächsten Schritt lädt der CIO einzelne CAD-Hersteller ein, die in der Automobil- und Ersatzteilbranche Referenzen vorweisen können. Um sicher zu gehen, dass alle Anforderungen abgedeckt sind, werden gemeinsam mit diesem Anbieter die Requirements aufgenommen.

Danach erfolgt die Evaluation einer virtuellen Brille und auch dem Redaktionssystem, welches am CAD angeschlossen werden kann. Bei der Firma, die in der Analysephase unterstützt, waren die Lizenzkosten sehr hoch. Jedoch bot die Firma eine Branchenlösung an, womit die Entwicklungskosten tiefer ausfallen und auch die Weiterentwicklungskosten mit anderen Kunden geteilt werden können. Sicherlich gibt es eine Abhängigkeit, aber es soll versucht werden, nicht am Standard vorbei zu entwickeln. Dies insbesondere, da alle unsere Anforderungen gemäss Angebot im Standard umgesetzt werden können.

Evaluation VR Brillen

Das Ersatzteilunternehmen testete einige virtuelle Brillen und merkte, dass die digitalen Daten auch mit reellen Daten als mixed Reality vermischt werden können. Informationen und Bilder werden projiziert und via Stimme und Gesten kann interagiert werden. Das Sichtfeld der Brille liegt bei rund 90 Grad. Für die Tiefenwahrnehmung und die Gestensteuerung ist eine sogenannte TOF-Kamera (Time-of-flight) eingebaut. Die Sensorkamera misst via Laufzeitverfahren den Abstand zu unterschiedlichen Gegenständen in der Umgebung. Ausserdem nutzt die Datenbrille ein Tracking-System bestehend aus Gyroskop und Beschleunigungsmesser. Zusammen mit den Daten der TOF-Kamera entsteht so eine Karte der Umgebung und der Gegenstände im Raum. Auch ein Kompass ist verbaut, sodass auf Werkzeuge verwiesen werden kann.

Erstellung von Content

Der Garagenzulieferer kann auch alle Lieferanten dazu bringen, die CAD Konstruktionsdaten zur Verfügung zu stellen. Leider sind die Autohersteller nicht bereit, ihre Baugruppenbilder zu veröffentlichen. Daher müssen mit speziellen Kameras die Fahrzeuge aufgenommen und mit den bestehenden Explosionszeichnungen verknüpft werden. Um einen räumlichen Eindruck zu erzeugen, werden zwei Bilder aus unterschiedlichen Perspektiven erzeugt und dargestellt (Stereoprojektion).

In der ersten Phase werden die Anleitungen der 50 gängigsten Autotypen formatiert. Bei jedem Schritt werden auch Werkzeuge und Hilfsmittel angezeigt, die bestellbar sind. Mit der Stimmen- und Gestiksteuerung kann der Artikel jeweils in den Warenkorb gelegt werden. Zukünftig wird dann dieser 3D Content noch mit akustischen und visuellen Signalen erweitert, damit der Mechaniker anhand von Signalen über Arbeitsschritte informiert werden kann.

Ihr Feedback

Was halten Sie von diesem fiktiven Use Case? Ist ein Projekt in dieser Art realistisch oder vollkommen abwegig?

Die 5 wichtigsten Aspekte bei der Digitalisierung im Personalbereich

Die klassische Bewerbungsmappe ist passé – der Trend, die Bewerbungsunterlagen online, z.B. per E-Mail, an den potenziellen Arbeitgeber in PDF-Format zu senden oder die Daten in ein Formular auf der Unternehmenswebseite einzutragen, hat sich nahezu flächendeckend durchgesetzt. Die digitalen Daten soll der Arbeitgeber dann für den Bewerbungsprozess und ggf. für das spätere Arbeitsverhältnis speichern und nutzen können. Auf den ersten Blick ist dies zeit- und kostensparend und daher durchaus sinnvoll. Allerdings birgt die digitale Bearbeitung von Personaldaten durch Software-Anbieter auch zunehmend rechtliche Fragestellungen.

Diese fünf häufigen Punkte sollten Sie als HR-Verantwortliche/r unbedingt beherzigen:

1. Zugänglichmachen der Daten an eine nicht zuständige Person

Mit Blick auf das Persönlichkeitsrecht sind Bewerberdaten in jedem Fall mit sehr großer Sorgfalt aufzubewahren. Sie dürfen die Daten deshalb nicht an Personen weitergeben oder für Personen zugänglich machen, die keinen Bezug zu dem Einstellungsprozess haben. Wenn Sie eine Software benutzen, um die Bewerberdaten zu speichern, so sollte diese Software auf den Systemen Ihres Arbeitgebers betrieben werden.

2. Fehlende Einwilligung der Datennutzung für zukünftige Stellen

Wenn Sie eine Software, ein sog. e-Recruiting-Tool, auf dem Computer Ihres Arbeitgebers zur Verwaltung der Bewerberdaten (Bewerberdatenbank) nutzen, müssen Sie beachten, dass der Bewerber nur in die Datennutzung für die konkrete Stelle eingewilligt hat. Das bedeutet, dass die Bewerberdaten nicht für später frei werdende Stellen gespeichert oder genutzt werden dürfen. Um die Daten für eine solche Nutzung in eine Bewerberdatenbank aufnehmen zu können, müssen Sie eine gesonderte Einwilligung des Bewerbers einholen.

3. Internetrecherche in privaten sozialen Netzwerken

Haben Sie schon einmal den Bewerbernamen bei Google eingegeben oder das Facebook-Profil des Bewerbers nach Fotos der letzten Party durchsucht? Dann müssen Sie zukünftig Acht geben, dass Ihre Internetrecherche nicht gegen geltendes Recht verstößt. Keine Probleme stellen Recherchen in Karrierenetzwerken wie Xing oder Linkedin dar. Unzulässig ist allerdings eine Beschaffung von Daten auf privaten sozialen Netzwerken.

4. Keine Auskunft über Eintragungen in die Personalakte

Wurde der Bewerber angestellt, so landen seine Daten oftmals in einer digitalen Personalakte. Arbeitnehmer müssen über den Inhalt Ihrer digitalen Personalakte unterrichtet werden. Der Arbeitnehmer hat ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Sperrungsrecht inne. Seine Dokumente müssen deshalb jederzeit abrufbar sein.

5. Verbot der außerdienstlichen Nutzung von Facebook und Co.

Haben Sie schon einmal daran gedacht, die Nutzung von Social Media den Arbeitnehmern während der Arbeitszeit zu verbieten? Geht das? Das geht vor allem dann nicht, wenn die Nutzung dienstlich veranlasst ist, d.h. der Arbeitnehmer sich beispielsweise um das Online-Marketing Ihrer Facebook-Seite kümmern soll. Das leuchtet ein, weil ein Verbot ja ansonsten widersprüchlich wäre. Aber auch außerdienstlich können sich Arbeitnehmer auf ihre Meinungsfreiheit und ihr Recht auf Privatsphäre berufen, sofern die Äußerungen nicht unternehmensschädlich sind oder Geschäftsgeheimnisse preisgeben. Während der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber festlegen, dass die private Nutzung von Social Media unzulässig ist oder einen bestimmten Rahmen ziehen oder Guidelines an die Hand geben.

Fazit

In vielen Fällen ist die Sachlage komplexer als diese kurzen Darstellungen. Als Regel gilt: umso mehr Daten Sie über Bewerber und Mitarbeiter intern erheben oder extern verwalten, desto eher empfehle ich Ihnen einen Datenschutzcheck.

Daten in der Wolke – vom Winde verweht?

Tatsächlich erkennen immer mehr Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen, dass der Einsatz von Cloud-Computing eine Reihe von großen Einsparungen ermöglichen kann. Und, viele Ansprüche von Kunden als auch Mitarbeitern (Stichwort Arbeit 4.0) sind ohne Services aus der Cloud nicht denkbar.

Daten in der Wolke – vom Winde verweht?

Auf Deutsch bedeutet der Begriff in etwa „Datenverarbeitung in der Wolke“. Gemeint ist damit eine nicht-lokale Verarbeitung von Daten – Hardware und Software sind nicht notwendigerweise lokal im Unternehmen vorhanden (On Premise oder Private Cloud genannt), sondern werden von Dienstleistern über das Internet zur Verfügung gestellt, aus Datenzentren heraus, die praktisch überall sein können. Vielleicht ist es der Begriff, der vielen Verantwortlichen Unbehagen bereitet. Sind die Unternehmensdaten in der Cloud sicher oder „vom Winde verweht“?

Cloud Computing oder On Premise?

Die Leistungen von Cloud-Computing Anbietern sind im Hinblick auf Speicherkapazitäten, Performance und Sicherheit in der Regel kostengünstiger als die Vorhaltung eigener entsprechender Hardware nebst dazugehörigem Fachpersonal. Und genau hier liegt auch ein großer Vorteil für KMUs, sich keine extra Serverräume und IT-Spezialisten leisten zu müssen. Insbesondere die Fähigkeit zur Analyse großer Datenmengen (Big Data) in hoher Geschwindigkeit ist von lokaler IT-Kompetenz oftmals nicht zu vertretbaren Betriebskosten zu bewerkstelligen. Zudem wird Software zunehmend als Dienstleitung aus der Cloud heraus (Software-as-a-Service, abgekürzt „SaaS“) genutzt. Mitunter teure Programme müssen also nicht zwingend erworben und installiert werden. Sollen mehrere Standorte miteinander vernetzt und mit identischer Software versorgt werden, ist Cloud Computing gegenüber On-Premise ebenfalls im Vorteil. Gleiches gilt für die Bereitstellung von Betriebsinformationen auf mobilen Geräten. 

Big Data in der Industrie: Die Nadel im Heuhaufen finden

Ein typisches Cloud Computing Szenario in produzierenden Unternehmen ist die kontextbasierte Informationsdarstellung: Mitarbeiter aus der Produktion oder dem Service erhalten gezielt jene Informationen, die aktuell benötigt werden – automatisiert und idealerweise auf mobilen Endgeräten (Tablet, Smartphone, Smartwatch). Hierfür müssen die erforderlichen Informationen gleichermaßen aus Echtzeit- und historischen Daten zusammengestellt und analysiert werden. Echtzeitdaten werden unter anderem mithilfe vorhandener oder neu installierter Sensoren ermittelt. Beispielsweise erfassen Temperatursensoren die Umgebungsbedingungen von Maschinen. Unter Einbezug der historischen Daten führen Cloud-Dienste anschließend eigenständig Analysen durch und ziehen dadurch Rückschlüsse auf mögliche, zukünftige Ereignisse wie Störungen oder Risiken – hier anhand der Umweltbedingungen. Dadurch kann Maschinenverschleiß bereits frühzeitig anhand erkannt werden. Für diese Form der Zustandsüberwachung (Condition Monitoring) können unterschiedlichste Sensorwerte herangezogen werden, wie Stromverbrauch, Feuchtigkeit etc. Diese zusätzlichen Informationen werden über Benachrichtigungen oder Dashboards eindeutig und frühzeitig kommuniziert um Reparaturen oder Austausch einzuplanen. Dadurch werden Produktionsausfälle sowie Verzögerungen vermieden, sodass diese erheblichen Kosten- und Risikostellen nicht länger unerwartet auftreten können.

IoT Gateways: Daten vom Sensor in die Cloud

Geräte in der Automatisierungs-Pyramide, angefangen bei autarken Sensoren und Steuerungen, sind in der Regel nicht dafür ausgelegt, Daten in die Cloud zur übertragen. Dafür werden so genannte IoT Gateways eingesetzt. Sehr gut geeignet für diese Aufgabe sind kleine Industrie-PCs wie die MICA von HARTING, die im Hinblick auf Leistung, Konnektivität und Return-on-Investment (ROI) für diese spezielle Aufgabe ausgelegt sind. MICA als IoT Gateway sammelt Sensordaten oder greift die Daten zum Beispiel aus der SPS ab, wandelt diese ggf. in ein interpretierbares Datenformat wie OPC-UA um und übermittelt mittels eines installierten Cloud Connectors die Daten in die „Wolke“. Durch die Container-Architektur der MICA können dabei Connectoren verschiedenster Cloud-Anbieter wie Apps problemlos installiert werden. Bereits realisiert oder zertifiziert sind Anwendungen mit bekannten Cloud-Anbietern Dimension Data, IBM Bluemix, Microsoft Azure und SAP Hana.

Datensicherheit bei Cloud Computing

Vielen Firmen liegt verständlicherweise das Thema Datensicherheit sehr am Herzen. Gemeint ist sowohl der Schutz vor fremden Zugriffen (Hacker) als auch die unbefugte Verwendung der Daten durch den Infrastrukturbetreiber. Dafür bieten sich VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) Verbindungen zwischen den IoT Gateways und der Cloud oder sogar der Endanwendung an.  Diese müssen jedoch einfach bedienbar und mit standardisierter Hardware und üblichen Kommunikationswegen betreibbar sein.

Ein weiterer Aspekt ist die garantierte Datensicherheit beim Cloud-Service. Die Befürchtung ist, ob ein internationaler Anbieter, der sich in einem Land befindet, das weniger strenge Anforderungen an den Datenschutz richtet, dieses große Bedürfnis deutscher Unternehmen bedienen kann. Unternehmer müssen jedoch trotz umfassendem Datenschutz keinen Nachteil gegenüber Konkurrenten befürchten. Die Lösungen und Beispiele für effektives Cloud-Computing aus Deutschland können sich im internationalen Vergleich problemlos gegen Konkurrenzprodukte behaupten. Internationale Anbieter wie Microsoft haben ebenfalls darauf reagiert und bieten mittlerweile Cloud Server auf deutschem oder europäischem Boden und berücksichtigen entsprechende Datenschutzbestimmungen.

Eine gutes Basiswissen zum Thema Cloud Security bietet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (www.bsi.bund.de). In dem Dossier „Anwender Professionals“ finden sich viele Hinweise zu Themen wie Sicherheitsprofile, Notfallmanagement, Zertifizierungen und Service-Level-Agreement.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf www.mica.network.

Warum entwickelt sich das Internet der Dinge nicht so schnell wie erwartet?

Momentan liegen die Prognosen bei 20 bis 50 Milliarden vernetzten Geräte bis zum Jahr 2020 – also in nur drei Jahren. Diese Schätzungen spiegeln das rasante Wachstum an Objekten wider, die das Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) unterstützen – und damit das Potenzial sowie den Einfluss auf künftige Technologien und das Leben im Allgemeinen. Es entstehen  neue Branchen, die Produkte, Netzwerke, Plattformen, Software und Services anbieten. Diese stellen die Wertschöpfungskette des IoT dar und konzentrieren sich darauf, hohe Datenvolumina zu erfassen und zu nutzen.

Dies ist nirgendwo besser zu sehen als bei Produkten für Endkonsumenten – und zwar besonders bei Wearables und Smart Home-Lösungen. Weniger sichtbar für die breite Öffentlichkeit sind die Milliarden an US-Dollar, die in industrielle Anwendungen und Geräte investiert werden, die „Dinge“ messen, identifizieren, warnen, informieren und warten.

Warum wächst das Internet der Dinge also nicht so schnell wie erwartet?

 Das größte Hindernis  ist die Vielzahl der Technologieangebote und -anbieter. Die Analyse und Auswahl der jeweils passenden Technologie ist für Unternehmen extrem zeitaufwändig. Dabei wäre nur eine einfache, weltweit skalierbare Vernetzung notwendig, um die Werte abzuschöpfen, welche die von den Milliarden vernetzten Objekten übertragenen Daten bieten.

Ungefähr 80 bis 90 Prozent aller IoT-Geräte werden allein für Services konzipiert, die hohe Volumina kleiner Datensätze übertragen können. Diese Informationen und ihre Nutzung bieten für Unternehmen und Regierungen auch den größten Anreiz, in die Realisierung des IoT zu investieren. Die anderen 10 bis 20 Prozent der komplexen Geräteangebote werden von ähnlich umfassenden, teuren Lösungen unterstützt, die Daten erfassen, verwalten und ausliefern.

Damit sich das Internet der Dinge allgemein durchsetzt und sein Potenzial realisiert, müssen in erster Linie vier Bedingungen hinsichtlich der Vernetzung gegeben sein: die weltweite Verfügbarkeit, Einfachheit, Energieeffizienz und Kosteneffektivität. Darüber hinaus ist Offenheit über das IoT-Ökosystem hinweg enorm wichtig – dies betrifft beispielsweise Prozessoren, Module, Geräte, Plattformen und Netzwerke. Möglichst einfache Implementierung, Setup oder Aktualisierungen halten den Verwaltungs- und Wartungsaufwand zudem so gering wie möglich.

Die Mehrheit der Vernetzungslösungen ist für medienintensive Geräte konzipiert.

Dazu gehören Bluetooth, Zigbee, Wi-Fi und LTE(m)-/Mobilfunknetze. Manche davon sind kosteneffektiv und energieeffizient, verfügen aber nicht über weltweite Reichweite. Andere sind global verfügbar und einsetzbar, jedoch ist die Interoperabilität der Netzwerke extrem komplex oder sie verbrauchen sehr viel Energie. Die Nachfrage nach solchen Angeboten wird von Lösungen mit hohem Durchsatz vorangetrieben.

Mittlerweile gibt es jedoch auch Low Power Wide Area Network (LPWAN)-Lösungen, die einen weitaus größeren IoT-Markt adressieren. Für Entwickler ist die Nutzung des Schmalband-Spektrums des Netzwerks (und 1 GHz) interessant. Für Anwender hingegen sind sie vor allem interessant, um Daten kostengünstig zu übertragen.

Allerdings erfüllen nicht alle LPWAN-Angebote die vier Schlüsselkomponenten bestmöglich oder arbeiten nicht nahtlos mit anderen Vernetzungsmöglichkeiten zusammen. Eine ideale Kombinationen bietet Folgendes:

  • Energieeffizienz: Dazu gehören besonders ein langes Batterieleben und ein im Voraus planbarer Auf diese Weise können die bestmögliche Anwendererfahrung und niedrige Wartungskosten gewährleistet werden.
  • Globales Netz, transparentes Roaming und Out-of-the-Box-Konnektivität: Eine offene Plattform erlaubt einem Gerät oder Objekt Daten, zu teilen – und zwar weltweit.
  • Einfach und unkompliziert: Die Kosten und Komplexität des benötigten Siliziums lassen sich signifikant reduzieren. Außerdem werden Entwicklung und Implementierung deutlich vereinfacht.
  • Niedrigere Kosten: Ein ideales LPWAN-Angebot ist einfach zu implementieren und zu mangen. Dadurch ist es kostengünstiger als der Wert der Daten selbst.

Diese Aspekte sollten mit weltweit gültigen Vereinbarungen kombiniert werden. Das ermöglicht Qualitätstandards, eine breite Palette an Partnern, um die passenden Hardware-Komponenten und Plattformen zu finden, sowie eine einfache Vernetzung, ohne dass eine spezielle Konfiguration notwendig ist.

Fazit: Die Daten, die Milliarden implementierte Geräte sammeln, können ganze Branchen und das Alltagsleben verändern. Bereits bestehende Anwendungsbeispiele in Sektoren wie der Landwirtschaft, dem produzierenden Gewerbe oder im Gesundheitswesen sowie für Verbraucher, Städte und dutzende weiterer Industrien zeigen die Fortschritte bei der Realisierung des Internet der Dinge. Diese Beispiele sind jedoch erst der Anfang der Digitalisierung, die künftig noch rasanter voranschreiten wird.

Unternehmen sollten sich rüsten, um auf die Revolution vorbereitet zu sein.

Smart Services IoT-Plattformen im Wettstreit

IoT-Plattformen lassen sich selten über Funktions- oder Preisvergleiche differenzieren, dafür ist die Materie zu komplex.

Daher orientieren sich viele Unternehmen an Kriterien wie:

  • den Namen großer Anbieter, beispielsweise Microsoft, SAP, IBM, Siemens und deren Langzeitstrategien,
  • der Bekanntheit bei den Entwicklungsmitarbeitern für eine spezielle (Teil-) Anwendung oder
  • der Eignung der Plattform zur Erreichung kurzfristiger Projektziele.

Ideal – aber selten – wäre eine langfristige Sicht in Stufen bei der alle Funktionen evaluiert werden.

Wie die folgende Grafik sie zeigt wird ein schneller IoT/Remote Service, der weitere Microservices unterstützt aus den Technologiekomponenten IoT-Plattform, Monitoring und Analytics / Big Data, zusammengebaut. Auf dieser technologischen Basis werden dann Serviceprodukte und Businessmodelle aufgesetzt. 

Unterschiedliche IoT-Plattformen müssen zusammenpassen damit die Maschine(the Thing) sicher angeschlossen wird.

Alle am Markt verfügbaren Plattformen sind für internationale Serviceangebote geeignet. Bei der Auswahl sollte man sich daher die Frage stellen: Welche Funktionen werden stufenweise benötigt? Welche Architekturmerkmale und Funktionen sind relevant?

Kommunikationsplattform

Alle Plattformen, die aus dem Remote Bereich kommen und viele weitere IoT-Plattformen schaffen zunächst eine sichere Verbindung. Das bedeutet, Verwaltung von tausenden Maschinen / Geräten (Things).  Der größte Smart Serviceanbieter in Deutschlamd hat 400.000 Geräte/Maschinen über eine IoT-Plattform angeschlossen. Auswahlkriterien sind Zugriffsprotokolle, Benutzerrechte, Freigaben, Leitungsüberprüfung etc. Diese Verbindungen werden zum Fernzugriff für Monitoring und Datensammlung genutzt.

Alle IoT-Plattformen haben Schnittstellen oder Clients, die weitere Technologiestufen erlauben.  Mit Monitoring ist die Überwachung von Grenzwerten möglich. Gesammelte Daten werden mit Analytics Tools auswertbar. 

Sicherheit

Große Unterschiede gibt es zum Thema Sicherheit. Einfache Plattformen haben Passwortschutz, schon mittlere erlauben Nutzergruppen mit speziellen Rechten, Freigabe für Zugriffe, Datenkomprimierung zur Verschleierung von Prozessdaten und mehr. Noch nicht selbstverständlich sind Kriterien wie Zugriffsprotokolle, die Wer, Warum, Wo zugreift und spezielle Autorisierungsmöglichkeiten. Plattformen für Betreiber arbeiten als Digital Doormen.

Erweiterbarkeit und Kombinationsfähigkeit

Basis ist in der Regel eine IoT-Kommunikationsplattform. Ergänzt wird diese dann durch Plattform-Funktionen wie Wissensmanagement, Analytics, Monitoring und Video. Ein frühzeitiger Kombinationstest schützt vor Überraschungen. 

Weitere Auswahlkriterien

 Fehler passieren beim Leistungs- und Preis-Vergleich insbesondere, wenn der Preis pro „Things“-Anschluss, der Preis für Daten und die Entwicklungskosten für Funktionen verglichen werden. Vor allem beim letzten Punkt verschätzt man sich häufig um mehrere 100.000 €.

Neben den technischen Kirtierien liefert natürlich die Businessseite der Projekte wichtige Vorgaben. Entwickelt werden sollte deshalb immer nach Businesscase und nicht nach dem, was technisch interessant erscheint.

Fazit: Kennenlernen ist wichtig

IoT-Plattformen wie Siemens MindSphere, ABB mit Microsoft Azure, Fanuc, ThingWorx, Cumulocity, Worldline, mcDialog, Insys, eWon, Empolis, USU, Trumpf, Beeware, haben als IoT Plattformen unterschiedliche Zielsetzungen.

Auf dem Kongress Connected Service World am 14./15. Feb. 2017 in Karlsruhe werden mehr als 12 wichtige Plattform Anbieter aus unterschiedlichen Sichten mit Vorträgen, Demos und Case Studies verglichen und können in der Ausstellung diskutiert werden.  Daneben gibt es viele Geschäftsmodelle und Präsentationen aus der Praxis.

Weitere Informationen zu IoT-Softwareplattformen finden Sie zusätzlich im Bericht von Forrester „Forrester Wave™: IoT Software Platforms

Der lange Weg zur Industrie 4.0 in der Produktion

Die durch die Initiative der Bundesregierung 2011 ausgerufene vierte industrielle Revolution [1] ist inzwischen schon seit mehreren Jahren ein werbewirksames Schlagwort, das sich phantastisch verkaufen lässt. Von Sensorik-Anbietern über Softwarehersteller, bis hin zu Unternehmensberatern sind viele Unternehmen auf den Marketing-Zug aufgesprungen. Doch nach dem ersten Hype stellen sich viele Unternehmen die Frage, was denn tatsächlich dahinter steckt. Wo bleibt die Revolution, die durch die zunehmende Vernetzung ausgelöst werden soll?

Aktuell ist es insbesondere das Internet der Dinge, das für viele Anwendungen neue, verteilte Lösungsansätze ermöglicht und beispielsweise im Supply Chain Management eine bislang ungeahnte Transparenz für Warenlieferungen ermöglicht oder es Herstellern erlaubt, ihre ausgelieferten Produkte auch über den weiteren Produktlebenszyklus begleiten und überwachen zu können [2].

Durchgängige autonome und dezentrale Lösungen lassen noch auf sich warten

Doch welche Industrie 4.0 Use Cases bleiben im Produktionsumfeld? Auch wenn einzelne Pilotprojekte die Abkehr von der Fließbandfertigung versprechen [3], lassen durchgängige autonome und dezentrale Lösungen noch auf sich warten.

Was die Unternehmen in diesem Umfeld vielmehr beschäftigt, ist das, was man eigentlich „Industrie 3.x“ nennen müsste. Keine Revolution also, sondern das evolutionäre Nachholen dessen, was im Konzept des Computer Integrated Manufacturing (CIM) bereits in den 1970er Jahren in wesentlichen Zügen als Zukunftsvision beschrieben wurde [4].

Es geht um die Integration von Daten und von Systemen. Dass Echtzeitdaten von Anlagen im Unternehmen durchgängig zur Verfügung stehen und auch in den Geschäftsprozessen genutzt werden, ist längst noch keine Selbstverständlichkeit (die sogenannte vertikale Integration). Auch die horizontale Integration, beispielsweise das Verknüpfen von Logistik-, Produktions- und Qualitätsmanagementsystemen zur transparenten Rückverfolgbarkeit durch die Produktion ist für Großkonzerne genauso wenig durchgängig werksübergreifend umgesetzt wie für mittelständische Unternehmen.

Unternehmen müssen sich in den nächsten Jahren entsprechend bemühen, erst einmal die Basis für Industrie 4.0 zu schaffen. In einer Studie des BmWi [5] wurde diese in fünf Schritten beschrieben (vgl. die abgeleitete eigene Darstellung in der Abbildung).

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Das Prinzip dabei zieht sich einheitlich durch die einzelnen Schritte: Erst einmal müssen Daten vorhanden sein (beispielsweise durch eine Anbindung von Maschinen oder eine Integration von Systemen). Darauf aufsetzend können (und müssen) Unternehmen dann mit diesen Daten arbeiten um ihre Prozesse zu optimieren. Beispiele hierfür sind in einfacher Weise die datenbasierte Rüstzeitoptimierung oder komplexer mittels Data Analytics Technologien Anwendungen wie Predictive Maintenance.

Erst wenn dies umgesetzt ist und im Unternehmen das Wissen über Daten und die darin verborgenen Informationen vorhanden ist, dann kann man ansatzweise über eine tatsächliche Umsetzung von Industrie 4.0 Szenarien denken, die über einzelne Prototypen hinausgehen. Bis dies soweit ist, wird jedoch noch einige Zeit ins Land gehen.

 

Quellen:

[1] Müller, Stefan: Manufacturing Execution Systeme (MES) – Status Quo und Ausblick in Richtung Industrie 4.0, BOD Verlag Norderstedt, 2015 (S. 93)

[2] Müller, Stefan: Internet of Things (IoT) – Ein Wegweiser durch das Internet der Dinge, BOD Verlag Norderstedt, 2016 (vgl. S. 41ff)

[3] Audi: Modulare Montage statt Fließband, Automobil Industrie, online unter: http://www.automobil-industrie.vogel.de/audi-modulare-montage-statt-fliessband-a-562363/ (Abruf am 19.12.2016)

[4] Harrington, Joseph: Computer Integrated Manufacturing, Industrial Press New York, 1973

[5] BMWi: Erschließen der Potenziale der Anwendung von „Industrie 4.0“ im Mittelstand (Studie), online unter: http://www.bmwi.de/DE/Mediathek/publikationen,did=716886.html (Abruf am 19.12.2016)

4 Irrtümer über Big Data, die Ihr Unternehmen bremsen

Sie gehören zu einem der vielen Unternehmen, bei denen täglich immer mehr Daten eingehen? Sie möchten diese Datenmassen sicher organisieren, auswerten und wertvolle Schlüsse aus ihnen ziehen, um Ihre Angebotsqualität, Ihr Marketing, Ihren Arbeitsablauf oder Ihre Kostenstruktur zu verbessern.  Aber Sie fragen sich, worum es bei „Big Data“ überhaupt geht und wie Sie Ihre Daten verwalten können? Damit Ihr Unternehmen im Wettbewerb nicht ausgebremst wird, soll hier mit vier weit verbreiteten Irrtümern über Big Data aufgeräumt werden.

1. Big Data sind Massendaten

Der englischsprachige Begriff „Big Data“ bedeutet wörtlich übersetzt schlicht „große Daten“. Oftmals wird der Begriff Big Data auch in diesem einfachen Sinnzusammenhang als Massendaten verwandt. Allerdings wird eine solch eingeschränkte Bedeutung der Komplexität des Begriffs nicht gerecht. Big Data bezeichnet vielmehr Datenmengen, die zu groß, zu kompliziert oder zu wenig strukturiert sind, um sie mit klassischen Methoden der Datenverarbeitung zu analysieren. Das Schlagwort Big Data umfasst also auch die Auswertung und Analyse des digitalen Datenvolumens.

2. Saubere Daten sind Voraussetzung

Dass Ihre Daten sauber, d.h. von jeden Datenfehlern, wie z.B. Formatierungsfehlern oder Duplikaten bereinigt sein müssen, bevor sie analysiert werden können, ist zwar wünschenswert aber unrealistisch. Und es ist auf keinen Fall eine zwingende Voraussetzung! Aufgrund der immer wieder neu eingehenden Daten, ist es nahezu unmöglich, stets bereinigte Daten, sog. „clean data“, analysieren zu können. Werten Sie Ihre Daten also in jedem Fall aus – auch wenn Sie das Gefühl haben Ihre Daten seien nicht sauber. In den meisten Fällen können Sie trotzdem wertvolle Erkenntnisse für Ihr Unternehmen gewinnen – zumindest  Erkenntnisse über Ihre Datenqualität.

3. Programme zur Datenanalyse sind teuer

Sie können aufatmen! Die Analyse Ihrer Daten ist überhaupt nicht so teuer wie Sie vielleicht dachten. Die Lizenzen von Software-Anbietern sind vergleichsweise erschwinglich. Es gibt sogar kostenlose Programme zur Datenauswertung.

4. Programme ersetzen die menschliche Datenanalyse

Wenn Sie jetzt daran denken, Ihren Informatiker zu entlassen, dann unterliegen Sie dem Irrtum Datenauswertungsprogramme würden die menschliche Datenanalyse ersetzen. Programme werten Ihre Unternehmensdaten zwar aus und geben Ihnen Antworten, allerdings erklären sie Ihnen die Ergebnisse nicht. Programme können allerdings Prozesse beschleunigen und Ihren Analyseprozess sinnvoll unterstützen.

Wie Sie sehen, ist das Thema „Big Data“ doch nicht so schwer zu erfassen. Es bedarf nur einer eingehenden Beschäftigung und Zielbestimmung. Starten Sie jetzt! 

 

Der Stellenwert von OPC UA für moderne HMIs

Die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine erfordert Schnittstellen, die weder dem Menschen noch der Maschine zuzuordnen sind. Über diese HMIs (Human-Machine-Interfaces) können Maschinen und Anlagen überwacht und gesteuert werden. Doch in einer Anlage sind Komponenten der verschiedensten Hersteller verbaut, dieser heterogene Mix macht das schnelle Erstellen von HMIs nahezu unmöglich, wenn jeder Hersteller ein anderes Kommunikationsprotokoll verwendet und daher für jedes Einzelteil eine neue Schnittstelle programmiert werden muss.  

OPC UA ist ein nicht mehr ganz so neuer Industriestandard für die Maschinenkommunikation, der diesen Irrsinn unnötig macht. In Ermangelung einer Alternative haben sich nahezu alle Hersteller aus der Automatisierungstechnik diesem Standard angeschlossen, der eine herstellerunabhängige Kommunikation über eine Protokollform ermöglicht.

HMIs sind heute in der Regel nicht mehr als mobile Endgeräte (z.B. Smartphone oder Tablet), über die Anlagen gesteuert werden. Dafür müssen die Daten ausgelesen und geschrieben werden.

Mittlerweile können HMIs ohne großen Programmieraufwand via Konfiguration erstellt werden und inzwischen gilt dies auch für OPC UA SChnittstellen. Ob Mensch oder Maschine ist letztlich egal, denn OPC UA wird durch einfach verständliche HMIs von beiden verstanden.

Konfigurierbare Schnittstellen zwischen Menschen, Maschinen und Systemen sind die Grundlage von effizienter Maschinenkommunikation. Nicht auszudenken wäre der Programmieraufwand und damit der Preis, müssten Anwendungen für Steuerung und Überwachung von Großanlagen nach wie vor herkömmlich programmiert und für jede Komponente eine einzelne Schnittstelle erstellt werden. Doch letztlich ist es nicht nur Zeit- und Geldaufwand, der konventionell programmierte Anwendungen inzwischen altmodisch und nicht mehr zeitgemäß erscheinen lässt. Auch die Flexibilität lässt stark zu wünschen übrig. Und was haben Nutzer von Anwendungen, die nicht auf dem aktuellsten Stand sind und mit denen unter Umständen nicht mehr alle Komponenten einer Anlage gesteuert werden können, weil es ein neues Bauteil gibt, zu dem noch keine Schnittstelle programmiert wurde?

Dank standardisierter Schnittstellen lassen sich alle OPC UA fähigen Geräte mit nur einem Schnittstellentyp in Anwendungen integrieren. Damit kommt der Standard den modernen Anforderungen an Anwendungsumsetzung entgegen: schnell und flexibel.

Durch Konfiguration ebensolcher OPC UA Schnittstellen können Maschinen und Anlagen binnen weniger Minuten in Anwendungen integriert werden, so dass alle Datenpunkte ausgelesen und mit entsprechenden Funktionen in der App belegt werden können, so lassen sich Geschwindigkeiten anpassen oder Temperatur- und Drucksensoren überwachen.

Durch moderne Konfigurationsmöglichkeiten von Anwendungen mit dem Feature Maschinenkommunikation über gängige Webtechnologien wird es erstmals möglich, schnell und flexibel Apps für mobile Endgeräte zu erstellen. Ohne den herstellerübergreifenden OPC UA-Standard wäre die Umsetzung solcher Anwendungen trotz Konfiguration weit weniger einfach und schnell.

Damit bildet OPC UA eine Säule der Basis für moderne HMIs, andere Säulen sind Webtechnologien und Systemvernetzung.

Denn nur, wenn die Fülle an benötigten Schnittstellen konfigurier- und damit nachhaltig anpassbar ist, wird die notwendige Systemvernetzung möglich.

Eine einzige Anwendung, sagen wir für die Wartung des Maschinenparks eines einzigen Produktionsbetriebs benötigt Daten aus mehreren Systemen: Datenbanken zur Speicherung und Analyse der gemessenen Werte der Anlage, Ticketsystem, Ersatzteillagerverwaltung, Arbeitszeiterfassung. Doch nur, wenn alle dieses Systeme in eine Anwendung integriert werden, also ihre Daten liefern und auch Informationen empfangen können, werden Anwendungen mit echtem Mehrwert möglich.

Die Konfigurierbarkeit von OPC UA Schnittstellen liefert einen wichtigen Beitrag dazu. Ob Daten nun vom Menschen oder anderen Maschinen genutzt werden, ist irrelevant, denn beides ist möglich.

Der kleinste Baustein der Digitalisierung

Die Vorteile liegen für viele Unternehmen inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. Statt zu viel Zeit für Routineaufgaben aufzuwenden, können Mitarbeiter sich ihren wertschöpfenden Kernkompetenzen zuwenden. Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen jedoch die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich deswegen, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: das Dokument.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem Mittelständler verfolgen eine konsequente Digitalisierungsstrategie jedoch selten – um diese auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung. Daher lohnt es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag. Die Administration dieser Papier-Dokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt, Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zentrale Ressourcen zusätzlich mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Prinzipiell lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise Content Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und anschließend an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen dadurch enorm. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungs-Tool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen gänzlich. Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente sind mit einer automatisierten Texterkennung auch bedeutend leichter durchsuchbar. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind: Während Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personal-Akten einsehen können, erhalten Führungskräfte lediglich Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung fördert so in einem erheblichen Maße die Mobilität von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer häufiger werdende asynchrone Kommunikation.

Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt – und gerade für verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand –, tragen sie Veränderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine große Strahlkraft im Unternehmen. Sie können dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen. Folgende drei Bereiche eignen sich für diesen Einstieg erfahrungsgemäß am besten:

1. Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement
Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP – seien es Kundenverträge oder Abschlüsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu kündigen, zu verlängern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Verträgen für die Sachbearbeiter schwierig, den Überblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit größter Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verlängerungen führen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge hingegen langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. Hierfür wird der Vertrag in der Poststelle gescannt, indiziert und dem verantwortlichen Mitarbeiter eindeutig zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen. So können sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.

2. Transparenter, digitaler Postkorb
Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt. Mithilfe einer automatisierten OCR-Texterkennung wird sie außerdem festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt. Von dort aus haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die Dokumente zu ziehen und weiterzuverarbeiten. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unnötige Kosten vermieden. Ein solches zentrales „Postbuch“ unterstützt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.

3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten
Zwar gibt es heute bereits viele Unternehmen, die ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, erfassen und auch archivieren. Jedoch fehlt es an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt ebenfalls. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren. Um auch solche digitalen Dokumente sicher zu speichern, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.

Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?

Detaillierte Anforderungen formulieren

Möchte ein Unternehmen nun den Schritt in Richtung digitaler Transformation wagen und seine Dokumente fortan digital verwalten, gibt es einiges zu beachten. Sei es ein Vertragsmanagement oder eine digitale Personalakte – alles beginnt mit einer gründlichen Bestandsanalyse. Dabei sollte man sich die Fragen stellen: Mit welchen Dokumenten arbeiten wir regelmäßig? Was bereitet uns dabei den größten Aufwand? Welche Entlastungen erwarten wir von einer digitalen Lösung? Die bestehenden Geschäftsprozesse sind der wichtigste Indikator dafür, über welche Funktionen die zukünftige Software-Lösung verfügen muss. Ist beispielsweise ein komplexer Freigabeprozess vonnöten, sollte das System diesen abbilden können. Erstellen Mitarbeiter häufig Dokumente zu bestehenden Akten, beispielsweise Kündigungsschreiben zu Verträgen, so macht eine integrierte Dokumentenerstellung Sinn. Diese Schwerpunkte und Prozesse lassen sich mit einem internen Anforderungs-Workshop leicht offenlegen, in welchem die zukünftigen Anwender die genauen Arbeitsschritte der relevanten Vorgänge darstellen und protokollieren.

Alle Stakeholder in einem Boot

Es ist zwingend notwendig, alle Stakeholder so früh wie irgendwie möglich in das Projekt zu involvieren. Neben der IT, den späteren Anwendern und der Geschäftsführung gilt das vor allem für den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat. Häufig haben diese zusätzliche Anforderungen an die Software: Beispielsweise kann der Datenschutzbeauftragte eine Verschlüsselung oder ein höheres Authentifizierungslevel für notwendig erachten. Die späteren Anwender hingegen haben den größtmöglichen Einblick in die notwendigen Prozesse und Abläufe. Daher können sie am besten einschätzen, welche Funktionen nützlich sind, wie sich Prozesse digital abbilden lassen und wo Schnittstellen zu existierenden Systemen sinnvoll sind. Mitarbeiter früh in die Entscheidungsprozesse einzubinden, steigert zudem auch deren Identifikation mit dem Projekt und ist daher ein wichtiger Erfolgsgarant.

Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise

Hat sich ein Unternehmen schließlich für die Einführung eines bestimmten digitalen Dokumentenmanagement-Systems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungs-Anfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass sich mehrere Cloud-Anwendungen leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise kann aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow kreiert werden – wovon vor allem mittelständische Unternehmen profitieren, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.

Papierloses Büro dank ECM?

Im Anschluss geht es an die Digitalisierung des existierenden Aktenbestands. Um eine vollständige Dokumentendigitalisierung zu erreichen, ist es ratsam, sämtliche betroffenen Dokumente im neuen System verfügbar zu machen. Dabei gilt jedoch: Auch wenn das papierlose Büro immer wieder beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tatsächlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend geklärt, was heutzutage teils noch eine doppelte Aktenführung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu können, sollten die wichtigsten Dokumente zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. Dabei sollte jedes Unternehmen die Entscheidung selbst treffen, welche Dokumente es weiterhin lagern möchte. Es muss abwägen zwischen den aus der Dokumentenlagerung entstehenden Kosten und dem Risiko, im Falle eines Gerichtsprozesses nicht die notwendige Beweislast vorlegen zu können. Daher werden beispielsweise im Personalbereich nur ausgewählte Dokumente, wie der Arbeitsvertrag, in Papierform aufbewahrt. Geschäftsverträge hingegen werden in der Regel immer eingelagert. In besonders kritischen Fällen sollte man sich dazu von einem Anwalt beraten lassen. Da der Gesetzgeber sich der Frage rund um die Beweiskraft digitaler Dokumente aber inzwischen angenommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verständnis dessen in naher Zukunft ändern wird. Beispielsweise gibt es im Steuerrecht inzwischen Richtlinien zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten. Dass sich dies auch in anderen Bereich durchsetz, ist anzunehmen.

Die Digitalisierung des Aktenbestands

Nicht zuletzt müssen die Dokumente selbst in eine digitale Form gebracht werden. Dies bringt einige Herausforderungen mit sich. Gerade die personenbezogenen Daten in Personalakten unterliegen einem rechtlichen Schutz, sodass nicht jeder diese einsehen darf. Deswegen bietet es sich an, dafür auf einen professionellen, entsprechend zertifizierten Dienstleister zurückzugreifen. Dieser scannt nicht nur die Verträge, sondern versieht sie auch mit den entsprechenden Meta-Daten wie Ansprechpartner, Datum, Verschlagwortung und stellt diese Daten aufbereitet zur Importierung in dem neuen System bereit. Zudem kann er – wenn gewünscht – die Compliance-konforme Vernichtung der Dokumente veranlassen, die nicht länger in Papierform benötigt werden.

Um auch die Dokumente im laufenden Tagesgeschäft vollständig zu digitalisieren, bietet sich ein digitaler Posteingang an. Eingehende Briefe in Papierform werden dort gescannt, automatisch oder manuell klassifiziert und die analoge Version entweder vernichtet oder eingelagert. Ist dies nicht möglich, so übernehmen meist die jeweiligen Fachabteilungen diesen Prozess und fügen das digitale Dokument nach Bearbeitung des Vorgangs ins System ein.

Die Strahlkraft eines funktionierenden digitalen Dokumentenmanagement-Systems ist nicht zu unterschätzen. Für viele Unternehmen ist es daher der erste Schritt auf dem Weg in die digitale Transformation. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der maßgeblichen Effizienzgewinne entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass Unternehmen häufig und schnell andere Lösungen folgen lassen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.